Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних




Скачати 234.87 Kb.
НазваЛекція №9 бази даних. Системи управління базами даних
Дата конвертації27.06.2013
Розмір234.87 Kb.
ТипЛекція
skaz.com.ua > Інформатика > Лекція
ЛЕКЦІЯ №9

БАЗИ ДАНИХ. СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ

Активна діяльність по відшуканню прийнятних способів усуспільнення безперервно зростаючого об'єму інформації привела до створення на початку 60-х років спеціальних програмних комплексів, званих "Системи управління базами даних" (СУБД).

СУБД - це програмна система, що підтримує наповнення і маніпулювання даними, що представляють інтерес для користувачів при вирішенні прикладних завдань. Іншими словами, СУБД є інтерфейсом між базою даних і прикладними завданнями.

Основна особливість СУБД - це наявність процедур для введення і зберігання не тільки самих даних, але і описів їх структури. Файли, забезпечені описом що зберігаються в них даних і СУБД, що знаходяться під управлінням, почали називати банки даних, а потім бази даних (БД).

Існує велика кількість визначень поняття бази даних. Приведемо декілька визначень.

База даних - сукупність взаємозв'язано, що зберігаються разом даних за наявності такої мінімальної надмірності, яка допускає їх використання оптимальним чином для одного або декількох застосувань.

База даних - це реалізована за допомогою комп'ютера інформаційна структура (модель), що відображає стан об'єктів і їх відношення.

База даних (БД) - це засіб накопичення і організації великих масивів інформації про об'єкти деякої предметної області (ПО). БД повинна відображати поточні дані про предметну область, накопичувати, зберігати інформацію і надавати різним категоріям користувачів швидкий доступ до даних. Для цього дані в базі мають бути структуровані відповідно до деякої моделі, що відображає основні об'єкти ПО, їх властивості і зв'язки між ними. БД є частиною складної системи, званої банком даних або системою баз даних (СБД).



^ Компоненти системи бази даних

Досвід використання баз даних дозволяє виділити загальний набір їх робочих характеристик:

  • повнота - чим повніше база даних, тим ймовірніше, що вона містить потрібну інформацію (проте, не повинно бути надмірної інформації);

  • правильна організація - чим краще структурована база даних, тим легко в ній знайти необхідні відомості;

  • актуальність - будь-яка база даних може бути точною і повною, якщо вона постійно оновлюється, тобто необхідно, щоб база даних в кожен момент часу повністю відповідала стану об'єкту, що відображався нею;

  • зручність для використання - база даних має бути проста і зручна у використанні і мати розвинені методи доступу до будь-якої частини інформації.

^ Основні функції СУБД

  1. Визначення даних - визначити, яка саме інформація зберігатиметься в базі даних, задасть властивості даних, їх тип (наприклад, число цифр або символів), а також вказати, як ці дані зв'язані між собою. В деяких випадках є можливість задавати формати і критерії перевірки даних.

  2. Обробка даних - дані можуть оброблятися самими різними способами. Можна вибирати будь-які поля, фільтрувати і сортувати дані. Можна об'єднувати дані з іншою, пов'язаною з ними, інформацією і обчислювати підсумкові значення.

  3. Управління даними - можна вказати, кому дозволено знайомитися з даними, коректувати їх або додавати нову інформацію. Можна також визначати правила колективного доступу.

^ Запускаючий файл зазвичай знаходиться по наступному шлях: С:\Program Files\Microsoft Office\Office\MSAccess.exe

Всі можливості Microsoft Access зведені в два меню і одну інструментальну панель. Першим меню є системне, розташоване у верхній частині робочого вікна Microsoft Access. Це Файл, Правка, Вигляд, Вставка, Сервіс, Вікно і Допомога. Другим призначеним для користувача меню є контекстно-залежне, таке, що викликається натисненням правою клавішею миші. Паралельно з меню існує панель інструментів. В результаті роботи програми Microsoft Access створюється файл з розширенням *.mdb.

Вся початкова інформація чітко зберігається в певних таблицях. Під чітким визначенням мається на увазі така структура таблиці, в якій кожен рядок має унікальний ідентифікатор (наприклад, номер рядка), а дані представлені стовпцями. Таким чином, будь-яка таблиця є одновимірним набором записів. Неодмінним правилом створення таблиці в СУБД є строге визначення вмісту самої таблиці. У її осередках може зберігатися тільки фактична, і лише незмінна інформація.

Після запуску програми з'являється вікно наступного вигляду



^ Вікно запуску Access

Для початку роботи необхідно відкрити існуючу базу даних або створити нову. Для цього необхідно вибрати в меню Файл → Створити () або Файл → Відкрити ().

Після вибору одного або іншого способу роботи з базою з'явиться вікно бази даних, що складається з набору панелей з вкладками, кожна з яких відповідає одному з 6 типів об'єктів бази даних Access: таблиці, запити, форми, звіти, макроси і модулі і сторінки.

Схема взаємодії об'єктів бази даних зображена на рис. 5.4.2. Основною одиницею зберігання даних тут є таблиця.



Схема взаємодії об'єктів бази даних

Розглянемо основне призначення об'єктів бази даних Access.

Таблиця - це об'єкт, визначуваний для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт реального миру, наприклад про клієнтів фірми. Таблиця складається із заголовка і тіла. Заголовок включає імена атрибутів об'єкту (стовпців) і їх властивості, наприклад прізвище, телефон і адресу клієнта. Тіло містить кортежі (рядки), кожен рядок представляє безліч значень стовпців, в яких зберігаються дані про конкретний екземпляр об'єкту.

Запит - це об'єкт, який дозволяє користувачеві отримати потрібні дані з однієї або декількох базових таблиць, і інших запитів. У запиті можна вказати умови, яким повинні задовольняти дані. Завдяки цьому запит дозволяє з великого масиву інформації, що зберігається в БД, витягувати тільки потрібні дані. Для створення запиту використовують запит за зразком (QBE) або інструкції SQL.

Форма - це об'єкт, призначений в основному для введення даних, відображення їх на екрані або управління роботою додатку. Форми використовуються для того, щоб реалізувати вимоги замовника до представлення даних з таблиць і запитів. Форми можна роздрукувати. За допомогою форми можна у відповідь на деяку подію запустити макрос або процедуру, що виконують певну обробку даних.

Звіт - це об'єкт, призначений для створення документа, який згодом може бути роздрукований або включений в документ іншого застосування. Перш ніж виводити звіт на принтер, його можна проглянути на екрані.

Макрос - це об'єкт, що є структурованим описом одного або декількох дій, які виконуватимуться у відповідь на певну подію. Наприклад, можна визначити макрос, який у відповідь на вибір деякого елементу в основній формі відкриває іншу форму.

Модуль - це об'єкт, що містить програми на Microsoft Access Visual Basic, які можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур при створенні додатку.

Кожна область робочого екрану містить вгорі три кнопки: Відкрити (),Створити () и Конструктор ().

Кнопка Відкрити призначена для активізації виділеного елементу з наявних в даному проекті. Відкриваючись, ці елементи предстають в тому вигляді, який використовується для його перегляду. Таблиці і запити відкриваються у вигляді таблиці. Форми і звіти - в тому вигляді, в якому вони повинні представати перед користувачем. Лише макроси і модулі відкриваються у вигляді для редагування.

Всі об'єкти в Access можуть бути створені користувачем за допомогою конструктора або за допомогою різних майстрів. Майстри допомагають користувачеві в режимі діалогу створювати об'єкти, дають підказки, пропонують свої рішення, що полегшує роботу початкуючим і непрофесійним користувачам.

Також для створення нових елементів того або іншого вигляду можна використовувати кнопку Створити.



Вікно для роботи з базою даних
^

Створення таблиць


При роботі з Access таблиці є одним з основних об'єктів, на їх базі здійснюється побудова всіх інших елементів, таких, як форми, запити і звіти. У таблиці збираються дані по конкретній темі, наприклад вся інформація про клієнтуру фірми.

БД Access може складатися з декількох таблиць, в кожній з яких зберігається інформація на одну тему. У одній таблиці можуть зберігатися відомості про клієнтів, в іншій - про всі торгові угоди, які поміщені з тими або іншими клієнтами, в третій - інформація про витрати, податки і витрати на розвиток фірми, в четвертій - інвентаризаційний список складського фонду, в п'ятій - терміни проведення виставок і презентацій і так далі

У вікні БД клацніть на кнопці Таблиці і натисніть кнопку Створити, щоб приступити до проектування нової таблиці. Access відкриє діалогове вікно, в якому буде запропоновано скористатися одним з наступних способів створення таблиці.

Режим таблиці - створення таблиці в табличному уявленні (проектування таблиці відбувається в ході її заповнення по аналізу даних, що вводяться).



^ Засоби для створення таблиць

Конструктор - створення таблиці за допомогою конструктора таблиць.

Майстер таблиць - створення таблиці за допомогою майстра таблиць на основі колекції таблиць і полів.

Імпорт таблиць - створення таблиці шляхом імпорту даних із зовнішнього файлу або з іншої БД.

Зв'язок з таблицями - приєднання зовнішнього файлу або таблиці іншої БД.

Розглянемо докладніше кожен засіб створення таблиць.

^ Режим таблиць

У цьому режимі дані представлені у вигляді таблиці. У цьому режимі можна вводити або редагувати дані, а також перевизначати саму таблицю. Кожен рядок відповідає запису, а кожен стовпець - полю. Останній рядок таблиці відмічений * позначає місце для нового запису.


Нова таблиця в режимі створення таблиць

Нижній рядок вікна режиму таблиць призначений для швидкого переміщення по записах. Елемент відображає номер поточного запису. Щоб перейти до заданого запису, необхідно ввести потрібний номер запису в це поле. Елементи та дозволяють пересуватися по записах, крайні - пересування в самий початок і в самий кінець соотв., внутрішні - на один запис назад або вперед. Елемент відповідає за переміщення в полі введення нового запису.

Управління структурою і видом таблиці:

  • Щоб вставити новий запис в середині таблиці, необхідно клацнути на заголовку того рядка, в який ви хочете її ввести і вибрати Новий запис.

  • Для переміщення стовпця мишею, необхідно клацнути на його назві і не відпускаючи кнопку миші і перетягнути стовпець на нове місце.

  • Щоб змінити ім'я стовпця, для цього необхідно двічі натиснути на заголовок стовпця і ввести нове ім'я.

  • Щоб змінити розмір стовпця, необхідно підвести покажчик миші до правої межі його заголовка і перетягнути межу до потрібної ширини. Розмір рядка змінюється для всіх рядків одночасно.

  • Щоб деякі стовпці завжди залишалися видимими при горизонтальній прокрутці вікна, необхідно встановити покажчик на заголовку стовпців, виділити їх, клацнути правою кнопкою миші і вибрати Закріпити стовпці. Закріплені стовпці переміщаються до лівого краю вікна.

  • Можна ськрить/отобразить стовпці для цього натиснути праву клавішу миші і вибрати Приховати стовпці. Для відображення необхідно встановити покажчик миші на вільну від стовпців і рядків частина вікна, натиснути праву клавішу миші і вибрати Відобразити стовпці і у вікні, що з'явилося, галочками позначить які стовпці ви хочете відобразити.

^ Режим конструктора

У режимі Конструктора ми можемо створити нову таблицю або відредагувати що існуючу.

Щоб створити нове поле, необхідно провести наступні дії:

  1. Ввести його назву в ім'я поля.

  2. У стовпці Тип даних вибрати відповідний тип із списку, що розкривається.

  3. При необхідності додати опис поля в колонці Опис.



^ Створення таблиць в режимі конструктора

Властивість Ім'я поля (Fieldname) визначає ім'я поля в таблиці. Введіть ім'я, що задовольняє угодам про імена об'єктів Microsoft Access. Це ім'я не повинне збігатися з ім'ям іншого поля в цій таблиці.

Угоди про імена - це набір правив, що обмежують допустимі імена об'єктів Microsoft Access. Імена об'єктів повинні містити не більше 64 символів і можуть включати будь-які комбінації букв, цифр пропусків і спеціальних символів за винятком крапки (.), знаку (!) оклику, надрядкового символу (`) і прямих дужок ([ ]). Відзначимо, що ім'я не повинне починатися з пропуску і містити символи, що управляють (з кодами ASCII 00 - 31).

Уникайте дуже довгих імен: такі імена важко запам'ятовувати і на них незручно посилатися.

Властивість Тип даних (Datatype) визначає тип даних, що зберігаються в полі таблиці. У кожне поле допускається введення даних тільки одного типу.

Існують наступні типи даних:

Тип

Вміст поля

Розмір

Текстовый

(Значення за умовчанням). Текст або числа, що не вимагають проведення розрахунків, наприклад, номера телефонів

Число символів, мінімальне, що не перевищує, з двох значень: 255 або значення властивості Розмір поля

Поле МЕМО

Довгий текст або комбінація тексту і чисел

До 65535 символів

Числовий

Числові дані, використовувані для проведення розрахунків

1, 2, 4 або 8 байт

Дата/час

Дати і час, що відносяться до років з 100 по 9999, включно

8 байт

Грошовий

Грошові значення і числові дані, використовувані в математичних розрахунках, що проводяться з точністю до 15 знаків в цілій і до 4 знаків в дробовій частині

8 байт

Счетчик

Унікальні послідовно зростаючі (на 1) або випадкові числа, що автоматично вводяться при додаванні кожному новому запису в таблицю. Значення полів типу счетчик оновлювати не можна

4 байт

Логічний

Логічні значення, а також поля, які можуть містити одне з двох можливих значень (True/False, Да/Ні)

1 бит

Поле об'єкту OLE

Об'єкт (наприклад, електронна таблиця Microsoft Excel, документ Microsoft Word, малюнок, звукозапис або інші дані в двійковому форматі), зв'язаний або упроваджений в таблицю Microsoft Access

До 1 Гбайт (обмежується об'ємом диска)

Гіперпосилання

Рядок, що складається з букв і цифр, і що представляє адресу гіперпосилання

до 2048 символів

Майстер підстановок

Створює поле, в якому пропонується вибір значень із списку, або з поля із списком, що містить набір постійних значень або значень з іншої таблиці. Вибір цього параметра в списку в осередку запускає майстра підстановок, який визначає тип поля

4 байт

Зміна типу поля після введення даних в таблицю викличе те, що займає достатньо довгий час перетворення даних при збереженні таблиці. Несумісність існуючих даних з новим значенням властивості Тип даних (Datatype) може привести до втрати даних або видачі помилки.

Властивість Опис (Description) визначає текст, що містить опис окремих полів таблиці. Максимальна довжина опису складає 255 символів.

Область Властивість поля містить список властивостей, доступних для типу даних вибраного в даний момент поля. Закладка Загальні цій області містить наступні властивості:

  • Розмір поля - визначає максимальний розмір даних, які можуть зберігатися в полях з типом даних Текстовий, Числовий або Счетчик.

  • Формат поля - дозволяє вказати формати виведення тексту, чисел, дат і значень часу на екран і на друк.

  • Маска введення - задає маску введення, що полегшує введення даних в полі. Наприклад, зручно створити наступну маску введення для поля «Телефон», що дозволяє вводити тільки цифри і що автоматично додає проміжні символи: (___) ___-____. Значення даної властивості визначається автоматично при використанні майстра по створенню масок введення.

  • Підпис - визначає текст, який виводиться в підписах об'єктів в різних режимах. Якщо користувач не указує текст підпису поля таблиці, то як текст підпису елементу управління і заголовка стовпця в режимі таблиці використовується значення властивості Ім'я поля.

  • Значення за умовчанням - дозволяє вказати значення, що автоматично вводиться в поле при створенні нового запису. Наприклад, в таблиці «Адреси» може виявитися зручним вказати автоматичне введення значення «Москва» в полі «Місто». При заповненні таблиці користувачі зможуть залишити в цьому полі стандартне значення або, при необхідності, вказати інше місто.

  • Умова на значення - визначає вимоги до даних, що вводяться в запис, в полі або в елемент управління. Максимальна довжина значення складає 2048 символів. Для елементів управління може бути вказане будь-який правильний вираз. Вираз, вказаний як умова для поля, не повинен містити посилання на інші поля.

  • Повідомлення про помилку - дозволяє вказати текст повідомлення, що виводиться на екран, якщо введені дані порушують умову, визначену у властивості Умова на значення. Максимальна довжина значення властивості Повідомлення про помилку складає 255 символів.

  • Обов'язкове поле - указує, чи вимагає поле обов'язкового введення значення. Якщо ця властивість має значення «Так», то при введенні нового запису необхідно ввести значення в це поле.

^ Майстер таблиць

Дозволяє створити таблицю, використовуючи зразки таблиць, що поставляються разом з Access. Створення таблиці поділене на кроки. На кожному кроці майстра проводяться різні налаштування для майбутньої таблиці. Перехід до наступного кроку здійснюється натисненням кнопки Далі.

На першому кроці необхідно вибрати зразок таблиці і полів. Зразки таблиць діляться на ділове застосування і особисте застосування. Вікно для вибору потрібного зразка і полів з цього зразка виглядає, як показано на рисунку 5.4.7. Для вибору потрібного поля використовуються кнопки: - для вибору одного поля, - для вибору всіх полів зразка таблиці, - для видалення одного вибраного поля, - для видалення всіх вибраних полів. На цьому ж кроці вибраним полям можна привласнити інші імена. Для цього необхідно вибрати поле і натиснути кнопку Перейменувати поле і ввести нове ім'я.



^ Майстер таблиць. Вікно для вибору полів.

Після вибору полів для своєї таблиці, переходимо до наступного кроку, в якому можна ввести ім'я для нової таблиці і вибрати чи будете ви самостійно вибирати ключове поле або надасте цю операцію Access.



^ Майстер таблиць. Вікно для вибору способу визначення ключа.

Якщо ви вибрали самостійне визначення ключового поля, то на наступному кроці, необхідно вибрати поле, яке буде ключовим, і які дані міститимуться в ключовому полі:



^ Майстер таблиць. Вікно для вибору ключового поля

На завершальному кроці ви вибираєте подальші дії, які ви хочете виконати після створення таблиці. До таких дій відносяться: зміна структури таблиці, тобто відкриття створеної таблиці в режимі конструктора; введення даних, тобто відкриття таблиці в режимі таблиці; введення даних за допомогою форми, тобто створення макету форми для створеної таблиці.

У завершенні роботи майстра необхідно натиснути кнопку Готово.



^ Майстер таблиць.

Скористаємося можливістю внесення змін в структуру таблиці. Зміни вноситимемо в режимі конструктора. Хай в існуючу таблицю, наприклад Товар, необхідно додати нове поле Вид товару, яке матиме тільки два значення: штучний або ваговий. Для додавання такого поля необхідно вказати позицію для його вставки, зайти в меню Вставка ] Поле підстановок. Після вибору Поле підстановок активізується майстер підстановок, який візьме управління на себе. На першому кроці майстра підстановок вимагає визначити вид джерела даних для підстановки. Наприклад, для нашого завдання, виберемо Фіксований набір значень Перший крок майстра підстановок

На другому кроці вимагає визначити список значень для підстановки. Список значень вводиться користувачем в стовпець з ім'ям Столбец1.



Другий крок майстра підстановок

На третьому кроці необхідно ввести підпис для створюваного поля.



Завершальний крок майстра підстановок

Налаштування підстановки здійснюється в розділі Властивості поля, закладка Підстановка.



Результат роботи майстра підстановок
^

Визначення зв'язків між таблицями


Після створення різних таблиць, що містять дані, бази даних, що відносяться до різних аспектів, розробник повинен продумати, яким чином Microsoft Access об'єднуватиме ці дані при їх витяганні з бази даних. Першим кроком при цьому є визначення зв'язків між таблицями.

Зв'язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях, зазвичай між полями різних таблиць, що мають однакові імена. В більшості випадків з ключовим полем однієї таблиці, унікальним ідентифікатором кожного запису, що є, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці.

Для того, щоб визначити зв'язок між таблицями, слід вибрати ^ Сервіс - Схема даних або клацнути на панелі інструментів на піктограму . Якщо зв'язки ще не були встановлені, то з'явиться вікно в якому необхідно вибрати таблиці і/або запити між якими буде встановлений зв'язок.



^ Вікно для додавання таблиць для встановлення зв'язків

Також вікно для додавання таблиць можна викликати з панелі інструментів натиснувши на кнопку Відобразити таблицю ()або вибравши меню Зв'язки → Додати таблицю.

Після додавання потрібних таблиць, Access автоматично виставить зв'язки, ґрунтуючись на однакових іменах полів.



^ Вікно Схеми даних.

Для ручного встановлення зв'язків необхідно за допомогою миші перенесіть поле, яке слід використовувати для установки зв'язку, із списку однієї таблиці до відповідного поля іншої таблиці. На екрані з'явиться діалогове вікно Зміна зв'язків.


^ Вікно для установки зв'язків між полями двох таблиць
Встановлення опції перевірки посилальної цілісності Забезпечення цілісності даних забезпечує перевірку посилальної цілісності зв'язку між обома таблицями. Ця перевірка дозволяє уникнути ряду помилок, що допускаються при видаленні записів з первинної таблиці і введенні інформації в зв'язану таблицю. Завдяки перевірці посилальної цілісності можна уникнути наступних помилкових ситуацій:

  • додавання в зв'язану таблицю записів, для яких відсутній відповідний запис в первинній таблиці;

  • здійснення змін в головній таблиці, які приведуть до появи «усиротілих» записів в зв'язаній таблиці;

  • видалення записів в головній таблиці, на які посилаються записи із зв'язаної таблиці.
^

Створення запитів


Запити - засіб відбору і сортування даних -в Access є проміжною ланкою між, таблицями і формами. Запроси - це своєрідні віртуальні таблиці, які, володіючи всіма властивостями таблиць, насправді сховищем даних не є.

Запити призначені для крупних операцій по вибірці інформації, а також для додавання і видалення записів в існуючих таблицях і створення нові.

Існують наступні види запитів:

  1. Запит на вибірку даних

  2. Параметричний запит

  3. Табличний запит

  4. Запити-дії

Запит на вибірку даних - основний вид запитів. Він вибирає дані, відповідні вказаному критерію, з однієї або декількох таблиць і поміщає їх в нову таблицю. У запит цього вигляду можна включити різні обчислення і підрахунок підсумкових значень. Значення результуючої таблиці можна редагувати і внесені зміни запам'ятовуються в полях початкових таблиць.

Параметричний запит – це запит на вибірку, критерій якого визначається під час запуску. Параметри критерію вводяться в спеціальному діалоговому вікні, що з'являється при запуску запиту, що параметризується.

Підрахунок середнього, суми або кількості значень, в одному полі, згрупованому по іншому, здійснюється за допомогою табличного запиту.

Запити-дії призначені для одночасної зміни декількох записів. Вони використовуються в тих випадках, коли, наприклад, необхідно підняти ціни по всій таблиці або додати префікс до всіх номерів частин продуктів певної лінії.

Запити можна створювати за допомогою двох режимів:

  • режим конструктора мова QBE (Query By Example);

  • режим SQL.

Таблична мова запитів QBE (скорочення від Query-by-example або Запитів за зразком), разом з мовою SQL, використовується для створення різних запитів до реляційних БД. Мова QBE є наочнішою і простішою для розуміння в порівнянні з SQL, хоча і більш обмеженою в можливостях.

Для створення нового запиту необхідно натиснути кнопку Створити. В результаті з'явиться вікно з інструментами для створення запитів.



^ Вікно вибору способу створення запиту

Access надає наступні можливості для створення нового запиту:

  1. Конструктор - створення запиту в режимі конструктора.

  2. Простий запит - створення запиту на вибірку з певних полів.

  3. Перехресний запит - створення запиту, що виводить дані в компактному форматі, подібному формату електронної таблиці.

  4. Записи, що повторюються, - створення запитів на пошук записів, що повторюються, в простій таблиці або запиті.

  5. Записи без підлеглих - створення запитів на пошук записів, яким не відповідає жоден запис в підлеглій таблиці.
^

Створення запитів в режимі конструктора


При виборі режиму конструктора або при натисненні кнопки Конструктор з'являється вікно Додавання таблиці. У нім необхідно вибрати таблицю або декілька таблиць, які будуть вам необхідні для побудови нового запиту. Їх додавання відбувається після натиснення кнопки додати. Після додавання потрібних таблиць закрийте це вікно.

Вікно запиту розбите горизонтально посередині. У верхній половині відображаються списки полів всіх вибраних таблиць, що беруть участь в запиті, а в ніжней - власне специфікація запиту. Таблиці додаються в запит за допомогою кнопки панелі інструментів (Додати таблицю) або за допомогою контекстного меню, викликаного для верхньої половини вікна. Запуск запиту на виконання здійснюється натисненням на кнопку панелі інструментів (Запуск).



^ Вікно створення запитів в режимі Конструктора

У нижній частині вікна розташована сітка побудови запиту. Кожен стовпець відповідає полю, дані з якого включаються в запит.
^

ACCESS. СТВОРЕННЯ ФОРМ


Розробник, працюючи над створенням бази даних, ретельно продумує структуру всіх таблиць і запитів, які в неї входитимуть. Але подальшим інформаційним заповненням цієї бази, він вже займатися не буде. Це робитимуть спеціальні користувачі БД. Дуже часто вони можуть виявитися людьми з кваліфікацією недостатньою для роботи з базою даних в чистому вигляді. Ось саме для цих людей і для максимального спрощення їх праці - створюються форми.

Сама форма є електронним бланком, в якому є ряд пойменованих (підписаних) полів для введення інформації. Користувач заповнює ці поля інформацією, і вона автоматично заноситься у відповідні таблиці бази даних.

Після натиснення на кнопку Створити, розміщену на закладці Форми, головного вікна бази даних з'явиться вікно з вибором способів створення форм.



Вікно створення форм

Існують наступні способи створення форм:

  • Конструктор - самостійне створення конструктора, тобто уручну.

  • Майстер форм - автоматичне створення форми на основі вибраних полів.

  • Автоформа в стовпець - автоматичне створення форм з полями, розташованими в один стовпець.

  • Автоформа стрічкова - автоматичне створення стрічкових форм.

  • Автоформа таблична - автоматичне створення табличних форм.

  • Діаграма - створення форми з діаграмою.

  • Звідна таблиця - створення форми із звідною таблицею Excel.
^

ACCESS. СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ


Звіти багато в чому схожі на форми і теж дозволяють отримати результати роботи запитів в наочній формі, але тільки не на, екрані, а у вигляді роздруку на принтері. Таким чином, в результаті роботи звіту створюється паперовий документ.

За відсутності принтера звіти створювати все-таки можна. Досить виконати програмну установку за допомогою команди операційної системи: Пуск - Налаштування - Принтери - Установка принтера, після чого зареєструвати драйвер принтера, або узявши його з гнучкого диска, або вибравши один з драйверів, що додаються до самої операційної системи.

Велика частина того, що було сказане про форми, відноситься і до звітів. Так звіти можна створити декількома способами



Способи створення звітів

Режими створення звітів:

  • Конструктор.

  • Майстер звітів

  • Автозвіт: у стовпець

  • Автозвіт: стрічковий

  • Майстер діаграм

  • Поштові наклейки - створення звіту, що відформатував для друку поштових наклейок.
^

Кроки створення звіту в режимі Майстра звітів


  1. Виберіть для створення режим Майстер звітів і таблицю для якої будуватиметься звіт.

  2. Вибираються поля заданої таблиці, які будуть поміщені в звіт.

  3. Указуються поля по яких буде проводиться угрупування

  4. Вибір сортування полів

  5. Вибирається вид макету для звіту.

  6. Вибирається стиль відображення звіту

  7. Указується ім'я звіту і подальші дії з ним.

Після проходження всіх кроків Майстра буде створений паперовий макет звіту, готовий до друку. Якщо необхідно відкоректувати його, то вікно з макетом закривається і потім звіт відкривається в режимі Конструктора.
^

Створення звітів в режимі Конструктора


Як і форми, звіти складаються з розділів, а розділи можуть містити елементи управління. Але, на відміну від форм, розділів в звітах стільки ж, а елементів управління, менше.

Структура звіту складається з п'яти розділів: заголовка звіту, верхнього колонтитулу, області даних, нижнього колонтитулу і примітки звіту.

Розділ заголовка служить для друку загального заголовка звіту.

Розділ верхнього колонтитулу можна використовувати для друку підзаголовків, якщо звіт має складну структуру і займає багато сторінок. Тут можна також поміщати і колонцифри (номери сторінок), якщо це не зроблено в нижньому колонтитулі.

В області даних розміщують елементи управління, пов'язані з вмістом полів таблиць бази. У ці елементи управління видаються дані з таблиць для друку на принтері. Порядок розміщення і вирівнювання елементів управління той же, що і при створенні структури форм.

Розділ нижнього колонтитулу використовують для тих же цілей, що і розділ верхнього колонтитулу.

Розділ примітки використовують для розміщення додаткової інформації.

Звіт по таблиці Клієнти в режимі Конструктора виглядатиме таким чином:



Звіт в режимі Конструктора
У нижній (верхній) колонтитул можна додати наступні вирази:

  • Виведення номера сторінки – ="Страница" & Page

  • Число сторінок – =Pages

  • Сторінка N з M – = " Страница " & Page & " из " & Pages

  • Поточна дата – = Date()

  • Поточна дата і час – = Now()

  • Поточний користувач – = CurrentUser()


План лекції

Створення таблиць 6

Визначення зв'язків між таблицями 16

Створення запитів 18

Створення запитів в режимі конструктора 20

ACCESS. СТВОРЕННЯ ФОРМ 21

ACCESS. СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ 22

Кроки створення звіту в режимі Майстра звітів 23

Створення звітів в режимі Конструктора 24



Схожі:

Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних iconЛекція №1 Поняття про бази даних та їх види. Системи управління базами...
Збереження інформації – одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним із розповсюджених засобів такого збереження є бази даних....
Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних iconТема: Процес створення структури бд в ms access. Конструювання таблиць...
Мета: Вивчити основні засоби роботи з базами даних в ms access. Набути практичних навичок створення таблиць бази даних у різних режимах...
Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних iconЛекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика...
Основна мета: ознайомитися з призначенням, основними складовими бази даних скбд microsoft access, сформувати навички створення та...
Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних iconЛекція 17. Система керування базами даних ms access. Встановлення...
Основна мета: ознайомитися з типами зв’язків між таблицями бази даних, навчитися встановлювати зв’язки між таблицями в скбд microsoft...
Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних iconЛекція 19. Система керування базами даних ms access. Робота з формами
Основна мета: актуалізація знань про призначення форм в скбд microsoft Access, набуття практичних навичок щодо створення простих...
Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних iconТема : ms access. Створення таблиць бази даних
Мета: виробити практичні навички створення структури таблиць бази даних засобами ms access
Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних iconПлан Базові структури даних в гіс багатошарові моделі даних гіс
У процесі управління просторовими даними гіс інтегрує просторові дані з іншими типами й джерелами даних, а також може використовувати...
Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних icon0 201 «Культура» м. Вінниця 2011 Вінницький гуманітарно-педагогічний коледж Затверджую
Білан С. В. Опорні конспекти лекцій з дисципліни «Системи управління базами даних» для студентів денної (заочної) форми навчання...
Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних iconПрактична робота «бази даних у ms excel. Аналіз даних у середовищі табличного процесора»
Потім на скопійованому листі виконати завдання (фільтрацію, сортування, підсумок) І перейменувати його
Лекція №9 бази даних. Системи управління базами даних iconМова запитів sql загальні питання
Як випливає з назви sql є мовою програмування, яка застосовується для організації взаємодії користувача з базою даних. Насправді...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2015
звернутися до адміністрації
skaz.com.ua
Головна сторінка