План Визначення структури контролінгу. Формування цільових функцій І елементів системи контролінгу. Місце служби контролінгу в організаційній структурі підприємства

Тема 8. ОРГАНІЗАЩЙНО-МЕТОДИЧНІ ОСНОВИ ФОРМУВАННЯ ТА ФУНКЦІОНУВАННЯ СИСТЕМИ КОНТРОЛІНГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ План Визначення структури контролінгу. Формування цільових функцій і елементів системи контролінгу. Місце служби контролінгу в організаційній структурі підприємства. Раціональна структура фінансово-економічних служб підприємства. Організація служби контролінгу в корпорації (холдингу). Структура і склад служби контролінгу. Інформаційні потоки на підприємстві в системі контролінгу. Можливі варіанти впровадження контролінгу. Основні поняття Структура контролінгу, служба контролінгу, корпорація, інформаційний потік, фінансово-економічна служба, аналітична робота. ^ 1. Визначення структури контролінгу. Формування цільових функцій і елементів системи контролінгу Система контролінгу на підприємстві містить у собі НС Тіл ОГРІТІ аналітичні показники і висновки. У системі контролінгу присутня сильна організаційна складова - люди, що займаються контролінгом, потоки інформації між підрозділами підприємства і від підлеглих - до керівників. Служба контролінгу входить разом з бухгалтерією, фінансовим відділом, планово-економічним відділом до складу фінансово-економічних служб підприємства. Оскільки основна функція контролінгу на підприємстві - аналіз і керування витратами та прибутком, служба контролінгу повинна мати можливість одержувати всю необхідну їй інформацію і перетворювати її в рекомендації для прийняття управлінських рішень вищим керівникам підприємства. Як і будь-яка фінансово-економічна служба, служба контролінгу має визначений період становлення. Налагоджує зв'язки з іншими службами і відділами, розвиває інформаційне співробітництво, відбувається більш точний поділ функцій. У великих європейських компаніях період становлення контролінгу доходив до шести років. Згодом служба контролінгу може розширити радіус дії (свої функції) і свій штат, для чого в кожен цех може бути призначений свій контролер, що буде відслідковувати й аналізувати відхилення фактичних параметрів роботи (насамперед - витрат) від планових. Така організація роботи служби контролінгу існує в багатьох великих європейських промислових компаніях, наприклад, у концерні в Італії. При створенні служби контролінгу на підприємстві необхідно враховувати такі основні вимоги: Служба контролінгу повинна одержувати необхідну їй інформацію з бухгалтерії, фінансового відділу, планово-економічного відділу, служби збуту і служби матеріально-технічного постачання. Служба контролінгу мусить мати можливість і повноваження організовувати за допомогою інших економічних служб збір додаткової інформації, необхідної їй для аналізу і висновків, яка не міститься в існуючих документах фінансово-економічних служб. Служба контролінгу повинна мати можливість впроваджувати нові процедури збору аналітичної інформації на постійній основі. Питання про виплату компенсації співробітникам інших служб за збільшення навантаження повинні вирішувати керівники, для яких призначена інформація служби контролінгу. Служба контролінгу повинна мати можливість швидко доводити інформацію до відома вищого керівництва підприємства. 5. Служба контролінгу повинна бути незалежною від тієї чи іншої фінансово-економічної служби. Відповідно до вище наведених вимог виникають можливі варіанти створення служби контролінгу і її місця в організаційній структурі підприємства. ^ 2. Місце служби контролінгу в організаційній структурі підприємства Оскільки інформація, яку готує служба контролінгу, призначена для заступника директора з економіки (фінансового директора, комерційного директора) і генерального директора, доцільно підпорядкувати службу контролінгу прямо заступнику генерального директора з економіки, якому безпосередньо підлеглі також головний бухгалтер, начальники фінансового і планово-економічного відділів (ПЕВ), начальник служби збуту (таким чином, начальник служби контролінгу одержує досить високий статус і незалежність від начальників інших фінансово-економічних служб). Більше того, служба контролінгу ставиться деяким чином у привілейоване становище, оскільки наказом заступника генерального директора з економіки (фінансового директора) інші служби зобов'язуються надавати службі контролінгу всю необхідну інформацію. Тому не рекомендується підпорядковувати службу контролінгу начальнику планово-економічного відділу чи головному бухгалтеру, незважаючи на подібність функцій їхніх служб функціям служби контролінгу. Аналізом витрат і пропозиціями по оптимізації економічної роботи підприємства можуть займатися спеціально створювані тимчасові групи. Допустимо, збирається така група, що складається з фахівців планового, фінансового відділів і бухгалтерії, раз у двох тижнів і шукає рішення проблем в галузі аналітичної роботи. Схожа організаційна форма розв'язання проблем існує в багатьох західних компаніях. На жаль, ми не можемо погодитися з тим, щоб аналітична робота в галузі витрат велася на такій тимчасовій (а отже, не цілком серйозній) основі. Аналітична робота - це системна робота, і вона вимагає системного підходу, роботи на постійній основі, відповідальності за терміни і результати. Те ж саме відноситься до процесу безупинних поліпшень. Тому оптимальним (і часто єдино прийнятним) варіантом є організація служби контролінгу як окремого підрозділу, рівноправного з бухгалтерією, плановим і фінансовим відділами. Організаційну форму контролінгу вибирають, виходячи з декількох критеріїв, з урахуванням специфіки конкретного підприємства. ^ 3. Раціональна структура фінансово-економічних служб підприємства Завдання побудови раціональної структури фінансово-економічних служб підприємства полягає у створенні служб підприємства, здатних вирішувати весь спектр проблем підприємства й у той же час не дублювати функції один одного. Усі ці служби, як правило, підкоряються фінансовому директору чи заступнику генерального директора з економіки і повинні працювати єдиною командою з метою збільшення обсягу продажів і підвищення прибутковості підприємства. Служба контролінгу покликана зайняти своє гідне місце серед цих підрозділів. ^ 4. Організація служби контролінгу в корпорації (холдингу) Організація контролінгової роботи здійснюється за такою схемою: «Мозковий центр» контролінгової роботи в корпорації знаходиться в керуючій компанії, де повинна бути зібрана найбільш сильна команда аналітиків. Окремі фахівці служби контролінгу корпорацій повинні контролювати підприємства (персональні куратори підприємств) і відповідати за організацію контролінгової роботи на підприємствах і своєчасне одержання зведених аналітичних форм по підприємству керівництвом корпорації. У той же час концентрація сильних фахівців в одному місці (у службі контролінгу корпорації) дає простір для командної роботи й обміну досвідом, спільного розв'язання складних методичних проблем. Кожен фахівець має можливість застосувати на своєму підприємстві всі кращі набутки інших підприємств корпорації. Служба контролінгу корпорації забезпечує також єдність у підходах і методиці контролінгу, з'являється деякий стандарт контролінгу в корпорації, що містить у собі перелік аналітичних таблиць, методів аналізу, кількості, якості і термінів аналітичних звітів, і якщо рівень цього стандарту досить високий, варто зобов'язати служби контролінгу всіх підприємств дотримувати його в роботі. Як відомо, корпорації, як і окремі підприємства, розвиваються. Тому через якийсь час кількість підприємств і фірм в об'єднанні може досягти вже не декількох одиниць, а декількох десятків, і тоді для збереження керованості буде потрібне додаткове угруповання підприємств і, відповідно, зміна організаційної структури корпоративного об'єднання. Така зміна звичайно відбувається через децентралізацію функцій керування корпорацією і перехід до дивізіонної організаційної структури. Вибір принципу розподілу на дивізіони залежить від галузі діяльності корпорації, специфіки ринків, на яких вона працює, нарешті, від особистих якостей вищих менеджерів корпорації. ^ 5. Структура і склад служби контролінгу У службі контролінгу, що складається з трьох-чотирьох співробітників (контролерів), у кожного є свої посадові обов'язки, і кожен повинен дотримуватися командного принципу роботи. Велике аналітичне завдання співробітники служби контролінгу виконують усі разом, допомагаючи, один одному. Досвід упровадження контролінгу на ряді великих підприємств показує, що раціональним є такий склад служби контролінгу: Начальник служби контролінгу - найбільш кваліфікований фахівець з достатнім досвідом роботи на підприємстві, що «зсередини» знає, як організована бухгалтерія і плановий відділ на підприємстві. Контролер-фахівець з управлінського обліку - фахівець, здатний до аналітичного мислення, що володіє теорією й інструментами контролінгу, що володіє високим рівнем ерудиції. Контролер-куратор цехів - кваліфікований фахівець, знайомий з організацією роботи і проблемами всіх цехів підприємства, що розуміє суть роботи і технологічні аспекти роботи кожного цеху. Контролер - фахівець по інформаційних системах - кваліфікований фахівець з відділу автоматизації, детально знаючий документообіг на підприємстві і здатний поставити задачу автоматизації контролінгової роботи. Обов'язки начальника служби контролінгу: повинен знати бухгалтерський облік і розбиратися в технологічних питаннях роботи свого підприємства; несе відповідальність за вихідні документи, аналітичні розрахунки і прогнози перед своїм безпосереднім начальником - заступником директора з економіки (фінансовим директором), а також перед генеральним директором. Обов'язки контролера-куратора цехів: розробка форм збору аналітичної інформації по цехах підприємства; збір аналітичної (планової і фактичної) інформації від цехів (центрів відповідальності); обробка й аналіз отриманих даних, розробка нормативів витрат по цехах і підтримка їхньої актуальності; розрахунок аналітичних показників роботи цехів і підприємства в цілому; прогнозування виторгу, витрат і прибутку за допомогою методики контролінгу; аналіз відхилень фактичних даних від планових, виявлення причин відхилення і установлення винних; складання аналітичних звітів для заступника генерального директора по економіці (фінансового директора). На цю посаду доцільно запрошувати економістів цехів (можна молодих), економістів планово-економічного відділу, бухгалтерії, фінансового відділу, служби збуту. Тут вирішальну роль грають активність і бажання працювати. Обов'язки контролера-фахівця з управлінського обліку: розробка процедур передачі даних з бухгалтерії в службу контролінгу; контроль за збором і аналізом фактичної облікової інформації в службі контролінгу; розробка пропозицій по оптимізації облікового процесу в бухгалтерії з позиції аналітичної служби; економічна експертиза управлінських рішень. Обов'язки контролера-фахівця по інформаційних системах: оцінка доцільності автоматизації контролінгової роботи на окремих етапах; оцінка варіантів і пропозицій відділу автоматизації по автоматизації контролінгової роботи; розрахунки й обґрунтування витрат на автоматизацію контролінгової роботи; розробка форм для автоматизованого збору інформації; оптимізація документообігу на підприємстві; координація роботи відділу автоматизації в області автоматизації контролінгової роботи; оцінка якості функціонування існуючих систем автоматизації фінансово-господарської діяльності підприємства і вироблення пропозиції щодо поліпшення роботи цих систем. ^ 6. Інформаційні потоки на підприємстві в системі контролінгу Інформаційні потоки - це фізичне переміщення інформації від одного співробітника підприємства до іншого чи від одного підрозділу до іншого. Система інформаційних потоків - сукупність фізичних переміщень інформації, що дає можливість здійснити будь-який процес, реалізувати певне рішення. Найбільш загальна система інформаційних потоків - це сума потоків інформації, що дозволяє підприємству вести фінансово-господарську діяльність. Інформація, що збирається в системі контролінгу для обробки й аналізу, повинна відповідати таким вимогам: своєчасність, тобто інформація з витрат, виторгу, прибутку повинна надходити тоді, коли ще має сенс її аналізувати; вірогідність (щоб не витрачати додаткові зусилля і час на перевірку інформації); елегантність (істотність), тобто інформація повинна допомагати приймати рішення; корисність (ефект від використання інформації повинний перекривати витрати на її одержання); повнота, тобто не повинно бути недоглядів; зрозумілість, тобто інформація не повинна вимагати значних зусиль для «розшифровки»; регулярність надходження. Основні елементи витрат, з яких потрібно збирати інформацію: матеріали і малоцінні швидкозношувані предмети (МШП); заробітна плата; електроенергія, газ, вода; амортизація; послуги сторонніх організацій; послуги цехів один одному. ^ 7. Можливі варіанти впровадження контролінгу Контролінг - нове явище в організації, тому його впровадження може викликати опір. Щоб перебороти цей опір, швидко домогтися перших результатів, а потім затвердити на підприємстві стабільно працюючу систему, слід проаналізувати труднощі, що можуть виникнути, їхні причини і засоби, що дозволяють їм протистояти. Феномен опору новому на перший погляд парадоксальний, але все-таки загальновідомий. Впровадженню контролінгу заважають дві групи факторів: недосконалість самої моделі, соціально-психологічні фактори. ^ Вплив соціально-психологічних факторів Опір новим методам може бути індивідуальним і груповим: ^ Джерела групового опору: - інерція структур (структура володіє «вбудованою стабільністю»); - групова інерція (групові норми, що протидіють змінам); - погроза статусу групи (зокрема, може постраждати статус чи бухгалтерії планового відділу); - погроза сформованим відносинам влади всередині підприємства; погроза сформованому порядку розподілу ресурсів всередині підприємства; - інформаційний фільтр в організації: пропонований підхід до аналізу і керування витратами не погодиться зі знаннями і представленнями працівників бухгалтерії і планового відділу. Джерела індивідуального опору: ^ 1. Звички і страх перед невідомістю. Люди звикли до традиційних форм звітності і методів аналізу і не хочуть учитися чомусь новому. Нові методи - це невідомість, а невідомість для дуже багатьох означає ризик, тобто небезпеку. Тому потрібно організувати навчання співробітників, а потім поступово запроваджувати нові методи. Доцільно пояснювати і показувати на прикладах переваги системи контролінгу. Можливо, доцільно створити комп'ютерну модель для вироблення у співробітників підприємства навичок мислення категоріями контролінгу. ^ 2. Почуття безпеки. Досвідчені співробітники будуть виступати проти нових, незнайомих їм методів, якщо впровадження цих методів стане погрозою для їхнього статусу. Тому необхідно залучити досвідчених співробітників до впровадження нової системи, щоб заздалегідь заручитися їхньою підтримкою. Виборче сприйняття, перекручування, запам'ятовування - свого роду «індивідуальний інформаційний фільтр», що заважає розумінню змісту нової ,методики. Процес сприйняття інновацій може проходити двома способами: реадаптація, тобто ламання інерції поводження співробітників підприємства; рутинні зміни, коли нововведення є лише видозміною стандартного поводження. Відповідно до теорії інновацій, при поширенні будь-якого нововведення спочатку його сприймає група «ранніх новаторів», що орієнтуються на зовнішні джерела інформації. Група, об'єднана деякою ідеєю, завжди має велику вагу у всій організації, і саме через неї процес поширюється далі, на всіх інших співробітників фірми. Питання для самоконтролю Що являють собою цільові функції та елементи системи контролінгу? Дайте характеристику структурі служби контролінгу на підприємстві. Що таке інформаційні потоки на підприємстві в системі контролінгу? 4. Які є методи збору та обробки даних службою контролінгу? Література Контроллинг как инструмент управлення предприятием / Е.А. Ананькина, С.В. Данилочкин, Н.Г. Данилочкина и др.; Под ред. Н.Г. Данилочкиной. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. Пушкар М.С. Контролінг: Монографія. - Тернопіль, 1997. - 146 с.

Схожі:

	План Особливості контролінгу інвестиційних проектів Критерії оцінки... ...		План Планування, його цілі, принципи, види та методи Бюджетування як інструмент оперативного контролінгу. Поняття про бюджет. Мета складання бюджетів
	Функції та елементи контролінгу Встановлення цілей – визначення якісних та кількісних цілей п-ва І вибір критеріїв, за якими можна оцінити ступінь досягнення встановлених...		План Економічний аналіз як база прийняття управлінських рішень Показники... Аналіз відхилень – основний інструмент оцінки діяльності центрів відповідальності
	1. Загальна характеристика потенціалу підприємства: поняття, характерні риси, модель ...		Періодичний закон : властивості хімічних елементів, а також форми... Тоді було відомо лише 62 елементи, але всім знову відкритим елементам у ній знайшлось місце. Ця система хімічних елементів сьогодні...
	«затверджено» Наказ моз україни Від 21. 08. 2008 №484 Клінічний протокол... У структурі захворюваності передчасно народжених дітей в Україні дихальні розлади посідають 2 місце (233,86 ‰), а в загальній структурі...		«Визначення необхідної структури парку вантажних автомобілів для...
	Визначте основні складові елементи економічної безпеки підприємства Економічна безпека як системне поняття передбачає формування певних структуроутворюючих елементів		Конспект лекцій з дисципліни "організація виробничої структури технічної... Тема 1 Організації технічної служби авто підприємств