Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями




Скачати 157.99 Kb.
НазваЛекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями
Дата конвертації15.12.2013
Розмір157.99 Kb.
ТипЛекція
skaz.com.ua > Інформатика > Лекція

Система керування базами даних ms access.




Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика СКБД ms access. Робота з таблицями



Основна мета: ознайомитися з призначенням, основними складовими бази даних СКБД microsoft access, сформувати навички створення та заповнення таблиць.


Система керування базами даних ms access. 1

Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика СКБД ms access. Робота з таблицями 1

Поняття баз даних 1

Системи керування базами даних 2

СКБД Microsoft Access 3

Запуск СКБД microsoft access 4

Створення бази даних 5

Створення таблиць 6

Створення таблиці в режимі конструктора 7

^ Типи даних у Microsoft Access. 9

Основні властивості типів даних. 10

Режим таблиці 11

Створення ключового поля 11

Створення індексованого поля 12

Операції з таблицями 12

Контрольні запитання 13



^

Поняття баз даних


База даних – це сукупність відомостей про реальні об’єкти, події, процеси, що відносяться до певної теми або задачі, яка організована так, щоб забезпечити зручне подання цієї сукупності як в цілому, так і в будь-якій її частині.

Комп’ютерна база даних – автоматизована версія системи заповнення, збереження в певному форматі (будь-якої інформації: графічної, звукової, текстової, відео) та вилучення електронних документів.

Реляційна база даних – множина взаємозв’язаних таблиць, кожна з яких містить інформацію про об’єкти певного типу. Кожен рядок таблиці включає дані про один об’єкт, стовпчики таблиці містять характеристики цих об’єктів (атрибути).

Основу реляційної бази даних становлять таблиці.

Таблиці – сукупність даних, згрупованих за певним критерієм. Рядки таблиці бази даних називають записами.

Запис – це окрема величина, до якої можна одержати доступ і за якою можна відсортувати таблицю. Кожний запис таблиці містить інформацію про один певний об’єкт. Всі записи кожної таблиці повинні мати однакову структуру. Записи складаються з полів, в яких зберігаються атрибути об’єкта.

Поле – це стовпчик у таблиці, який ідентифікується за іменем поля. Таблиця містить у полях дані та визначення для кожного поля. Кожне поле запису містить одну характеристику об’єкта і має визначений тип даних (наприклад, число, дата, текстовий рядок тощо). Всі записи мають одні і ті ж поля, але для кожного запису ці поля містять різні значення атрибутів.

Основною умовою створення таблиць реляційної бази даних є наявність в кожній таблиці, як мінімум, одного ключового поля.

Ключове поле – це одне або кілька полів, комбінація значень яких однозначно визначає кожен запис у таблиці. Тобто в ключовому полі значення атрибутів не повинні повторюватися – кожне значення атрибута для кожного запису повинно бути унікальним. Ключові поля використовують для зв’язування електронних таблиць між собою, швидкого пошуку та зв’язку даних з різних таблиць.

Для зв’язування даних, які зберігаються в різних таблицях, кожна таблиця повинна мати ключові поля. Ключові поля можуть використовуватися як первинний ключ і як зовнішній ключ, по яких і відбувається реляційне з’єднання таблиць.

Первинний ключ – унікальний ідентифікатор, який однозначно визначає даний запис серед множини записів. Використовується для зв’язку таблиці із зовнішніми ключами інших таблиць.

Зовнішній ключ – одне або кілька полів (стовпчиків) у таблиці, які містять посилання на поле або поля первинного ключа в іншій таблиці. Поле зовнішнього ключа визначає спосіб обєднання таблиць.
^

Системи керування базами даних


Для роботи з даними користуються системами керування базами даних (СКБД).

Основні функції СКБД – це:

  • визначення даних – опис структури баз даних;

  • обробка даних;

  • керування даними.

Визначення даних. Перш ніж заносити дані в таблиці, необхідно визначити структуру цих таблиць. Під час визначення структури треба подавати опис назв та типів полів і деякі інші характеристики, наприклад, формат, критерії перевірки даних, що вводяться, тощо. Крім опису структури таблиць, на цьому етапі також задаються зв’язки між таблицями.

Обробка даних. Будь-яка СКБД дозволяє виконати такі основні операції з даними:

  • додавати один чи декілька записів у таблицю;

  • знищувати (вилучати) із таблиці один чи декілька записів;

  • оновлювати значення деяких полів в одному чи кількох записах;

  • знаходити один чи декілька записів, що задовольняють заданій умові.

Керування даними. Під керуванням даними розуміють:

  • захист даних від несанкціонованого доступу;

  • підтримку режиму роботи з даними багатьма користувачами;

  • забезпечення цілісності та узгодженості даних.
^

СКБД Microsoft Access


Microsoft Access – це СКБД реляційного типу, що має всі необхідні засоби для виконання функцій, які покладаються на програми такого типу.

Основні характеристики Microsoft Access як СКБД реляційного типу:

  • простий графічний інтерфейс створення бази даних;

  • збереження всіх даних в одному файлі (але в різних таблицях);

  • можливість створення екранних форм на основі таблиць та запитів.

На відміну від інших СКБД база даних Microsoft Access – це файл, з розширенням *.mdb, який містить всі об’єкти бази даних, що використовуються в Access.

До об’єктів бази даних відносять таблиці, запити, форми, звіти, сторінки доступу до даних, макроси.

Таблиці – це відображення даних, які зберігаються в Access у вигляді електронних таблиць. Таблиці в Access можуть бути показаними у двох режимах – у режимі конструктора та режимі таблиці. В режимі конструктора для таблиці задаються поля – встановлюються їх імена, тип даних для кожного поля, підпис поля, умови на введення даних та інше. В режимі таблиці користувач створює записи та безпосередньо заносить у них дані.

Запит дозволяє вибрати з таблиці потрібну інформацію. Вікно запиту дозволяє вказати поля, відсортувати дані та вибрати тільки ті записи, які відповідають певному критерію (певній умові). Результатом виконання запиту є динамічний набір даних, який можна використовувати з режимом таблиці, формою чи звітом. Користувач може адресувати складні запити одній, або кільком таблицям.

Реляційна система керування базами даних повертає інформацію, яку ми запитали, у вигляді форм та звітів.

Форми – елементи бази даних, які можуть використовуватись як для введення, так і для відображення даних у структурованому форматі. Форми можуть мати табличний вигляд, тоді вони відображають відразу декілька записів, а можуть показувати тільки один запис у вигляді певного бланка. У формах можна подавати інформацію відразу з декількох таблиць. В цьому випадку, основою форми буде не таблиця, а запит.

Звіти – елементи бази даних, які дають можливість аналізувати інформацію, що зберігається в базі даних. Вони дозволяють вилучати необхідні дані, групувати та сортувати їх в заданому вигляді, вираховувати підсумкові значення за групами записів або за всіма відпрацьованими записами в цілому. Звіти можуть бути доповнені рисунками, діаграмами, містити коментарі і бути виведеними на друк у певному форматі або перетворені у документ Word чи опубліковані на Web.

Сторінки доступу до даних – елементи бази даних СКБД Access, які дають можливість дані нашої бази розміщувати в мережі Інтернет. Вони можуть містити не тільки статистичну інформацію для перегляду звітів, але й мати вигляд динамічних сторінок, які дозволяють користувачу створювати запити до бази даних, що вилучають або заміняють існуючі дані.

Макрос – система простих команд, створених у базі даних, для автоматизації виконання певної задачі (без програмування).

Модуль – спеціальна програма, написана в VBA, для вирішення складної задачі і підключена до СКБД Access.
^

Запуск СКБД microsoft access


Програму можна запустити:

  • скориставшись меню Пуск Програми Microsoft Access;

  • скориставшись піктограмою на робочому столі, двічі клацнувши на ній;

  • через “Мой компьютер” або “Проводник”, скориставшись документом, створеним за допомогою програми Access (файлом з розширенням .mdb). При цьому відкривається вікно програми Access (рис. 16.1), в яке завантажується вміст даного файла.




^

Створення бази даних


Після запуску СКБД microsoft access на екрані з’являється діалогове вікно початку роботи з програмою (рис. 16.2).


За допомогою цього вікна можна створити нову базу даних (“Новая база данных”) або відкрити вже створену базу, яка недавно використовувалася (“Открыть базу данных”).

Створити нову базу даних можна також за допомогою команди “Мастера, страницы и проекты базы данных” (рис. 16.3)..



Рисунок 16.1 Діалогове вікно початку роботи СКБД mS access

Після вибору команди “Новая база данных” на екрані відобразиться діалогове вікно ”Файл новой базы данных” (рис. 16.4).


Потрібно вибрати місце розташування файла бази даних і вказати його ім’я. Після створення файла відкривається вікно бази даних (рис. 16.5).



^

Створення таблиць


У Microsoft Access існує два способи створення таблиць:

  • створення порожньої таблиці для введення даних;

  • створення таблиці на базі вже створеної таблиці, отриманої з іншого джерела.

Щоб створити нову таблицю в базі даних необхідно:

  • у вікні бази даних вибрати об’єкт Таблицы”;

  • на панелі інструментів натиснути кнопку Создать”.

  • Вибрати режим створення таблиці у вікні „Новая таблица” (рис. 16.6).

Примітка: вибрати режим створення таблиці можна у вікні бази даних, двічі клацнувши на відповідному надписі.



Для створення таблиць використовують такі режими:

  • режим таблиці дозволяє вводити дані безпосередньо в таблицю (використовується для введення даних та редагування існуючої таблиці);

  • майстер таблиці створює таблицю на основі існуючих шаблонів, при цьому можна додавати поля з різних шаблонів;

  • конструктор дає можливість створити структуру нової таблиці перед введенням даних;

  • імпорт таблиці застосовується для створення нової таблиці бази даних на основі існуючого файла даних;

  • зв’язок з таблицями дозволяє створити в базі даних зовнішню таблицю. Зовнішня таблиця – таблиця, яка має зв’язок з таблицями в іншій базі даних.

Перед тим, як вводити дані, необхідно визначити структуру таблиці (кількість полів, тип даних, ключові поля, тощо).
^

Створення таблиці в режимі конструктора


Microsoft Access надає можливість створювати таблиці кількома способами, але найчастіше рекомендується використовувати засоби Конструктора таблиць (Design View. Режим конструктора використовується для створення структури нової таблиці (рис. 16.7), тобто визначення набору полів та їх форматів.



У верхній частині діалогового вікна Конструктора задаються імена полів, в яких будуть знаходиться конкретні атрибути (ім’я атрибуту), а також тип даних в полі для атрибутів та опис полів (ремарки розробника для адміністрування).

В нижній частині діалогового вікна Конструктора знаходиться розділ властивостей кожного поля, вибраного розробником. Доступні властивості поля визначаються типом даних, вибраних розробником.

Для того, щоб додати поле в таблицю, потрібно ввести ім’я поля у верхній частині вікна.

Після визначення імені поля задають тип даних. Щоб задати тип даних, які будуть зберігатися у полі, необхідно клацнути в режимі Конструктора лівою клавішею мишки в стовпці „Тип данных” відповідного рядка і вибрати необхідний формат (рис. 16.8).




^

Типи даних у Microsoft Access.


Тип даних

Призначення

Розмір

Текстовий (text)

Текст, або текст з числами, або числа, які не вимагають обчислень (адреси, телефони) – один рядок довжиною до 255 символів. Властивість „Размер” дозволяє задати кількість символів

до 255 символів

Поле МЕМО (memo)

Довгий текст і числа – кілька рядків. Використовується для зберігання текстів, розмір, яких перевищує 255 знаків або текстів, що складаються з кількох рядків

до 64000 символів

Числовий (number)

Числові дані різного розміру і формату, які використовуються для математичних розрахунків. Розмір визначається властивістю „Размер поля”, формат – „Формат поля”, кількість знаків після коми – „Число десятичных знаков”

1, 2, 4 або
8 байтів


Дата/час (Data/Time)

Числові дані дати та часу

8 байтів

Грошовий (Денежный, Currency)

Грошові дані. Не допускають округлень при розрахунках. Використовується для збереження грошових значень з точністю до 4-х знаків після коми і до 15-ти перед комою

8 байтів

Лічильник (Счетчик, autonumber)

Для кожного нового запису генерує унікальне ціле число розміру „длинное целое”, яке визначає номер запису в таблиці, використовується як первинний ключ. Автоматично вставляються при додаванні запису

4 байти

Логічний (да/нет, Yes/No)

Використовується для зберігання та обробки логічних значень ─ поля, які містять тільки одне з двох можливих значень – да/нет (Yes/No), истина/ложь (True/False), включено/ выключено (On/Off)

1 біт

^ Об’єкт OLE

Використовується для зберігання об’єктів інших програм Windows, наприклад MS Word, Excel: рисунків, графіків тощо, які можуть бути зв’язаними з таблицею MS Access або вбудованими в нею

до 1 гігабайту

Гіпер-посилання

Поле, яке містить гіперпосилання

до 64000 символів


Після цього необхідно задати параметри вибраного типу у розділі „Свойства поля” у вікні Конструктора (рис. 16.7). В нижній частині діалогового вікна Конструктора знаходиться розділ властивостей кожного поля, вибраного розробником. Доступні властивості поля визначаються типом даних, вибраних розробником.
^

Основні властивості типів даних.


  • Розмір поля (Field Size, Размер поля) – використовується для встановлення максимального розміру атрибутивних даних, які можуть зберігатися в полях текстового і числового типів, а також лічильника. Для текстового типу розмір поля встановлюється як максимальна кількість символів. Для числового типу даних допускаються такі основні значення:

  • байт – дозволяє зберігати цілі числа від 0 до 255;

  • ціле число (Integer, целое число) – 16-розрядне ціле число (від -32768 до 32768)

  • довге ціле число (Long integer, длинное целое) 32-розрядне ціле число;

  • з одинарною точністю (Single, одинарное с плавающей точкой) – число в 32-розрядному представленні з крапкою, що плаває;

  • з подвійною точністю (Double, двойное с плавающей точкой) – число в 64-розрядному представленні з крапкою, що плаває.

  • Формат поля (Format) – використовується для настроювання виду відображення на екрані і друку чисел, дат, часу і тексту. Наприклад, дата може зображуватися як коротка (01.01.06), середня (01-Jan-06) і довга (1 January 2006).

  • Число десяткових знаків (Decimal Places, число десятичных знаков) – використовується для числових типів даних і показує, скільки десяткових розрядів відображати для чисел в таблиці (не впливає на кількість розрядів, що зберігається в базі).

  • ^ Маска вводу (Input Mask) – спрощує процедуру вводу даних, оскільки контролює формат даних, що вводяться до таблиці. Маска визначає тип символу, дозволеного для кожної позиції поля. В масках можуть задаватися спеціальні символи форматування, які спрощують введення даних.

  • ^ Підпис (Caption) – використовується для повного опису імені поля в заголовку колонки таблиці Microsoft Access.

  • Значення за замовчуванням (Default Value, значение по умолчанию) – призначене для зменшення можливих помилок в даних, які вводяться при створенні нового запису, присвоєнням полю певного значення, що передбачене за замовчуванням; використовується у тому випадку, якщо в поле не введена інформація.

  • ^ Умова на значення (Validation Rule, условие на значение) – використовується для визначення обмежень для даних, які водяться в поля, найчастіше у вигляді діапазонів допустимих значень.

  • Повідомлення про помилку (Validation Text, сообщение об ошибке) – виводить на екран створене відповідне попередження, якщо введені дані в поле не відповідають умові, заданій в Умові на значення.

  • ^ Обов’язкове поле (Required, обязательное поле) – повинно мати непусте значення Так/Ні. Якщо ця властивість встановлена як «Так», то в таке обов’язкове поле необхідно ввести значення і це значення не може бути невизначеним (NULL).

  • Індексоване поле (Indexed, индексированное поле) – використовується для встановлення індексу за цим полем. Може мати такі значення:

  • ні (Not, нет) – поле без індексу (значення за замовчуванням);

  • так, допускається збіг (Yes, Duplicates OK; да, совпадения допускаются) – індекс дозволяє дублікати;

  • так, не допускається збіг (Yes, No Duplicates; да, совпадения не допускаются) – індекс не дозволяє дублікати.

В СКБД Microsoft Access первинний ключ таблиці індексується автоматично, а поля з типами даних МЕМО, Гіперпосилання або об’єкт OLE не можуть бути проіндексованими. Для полів інших типів рекомендується індексувати поле, якщо:

  • дані поля мають тип текстовий, числовий, грошовий або дата/час;

  • припускається пошук значень, які зберігаються в полі;

  • допускається сортування значень в полі;

  • припускається, якщо в полі буде зберігатися багато різних значень (якщо в полі основна частина значень однакова, індекс не дає переваги швидкості виконання запиту);

  • в полях на обох сторонах реляційного зв’язку.

Індекс – засіб, який прискорює пошук і сортування в таблиці за рахунок використання ключових значень, які забезпечують унікальність записів. Первинний ключ таблиці індексується автоматично. Індекси прискорюють операції сортування та групування, виконання запитів, в яких використовуються індексовані поля.
Крім того, можна ввести опис призначення інформації для кожного поля (Описание).

Після створення структури в таблицю можна вводити дані.
^

Режим таблиці


У режимі таблиці можна створювати, редагувати, переглядати або виконувати інші дії з даними таблиці.

Переключення між режимами таблиці: Вид  Вибрати потрібний вид.
^

Створення ключового поля


У режимі Конструктора потрібно встановити курсор у поле, яке буде використовуватися як ключове, або виділити кілька полів (для виділення несуміжних полів необхідно утримувати натиснутою клавішу CTRL). Далі вибрати команду ПравкаКлючове поле або натиснути відповідну піктограму з позначкою ключа. Так само виконується відміна призначення поля ключовим.
^

Створення індексованого поля


Дуже часто виникає необхідність в створенні індексу на основі одного, або кількох полів таблиці. Для створення індексу в таблиці в режимі конструктора треба виконати команду ВидИндексы або натиснути піктограму з позначкою блискавки на панелі інструментів Конструктора таблиць .

Після цього відкривається діалогове вікно індексів для вибраної таблиці (рис. 16.9).



Рисунок 16.9 Діалогове вікно Індекси.

Діалогове вікно містить перелік індексованих полів для вибраної таблиці із зазначенням імені індексу, відповідного йому імені поля та порядку сортування записів. При створенні складеного індексу в колонку «Индекс» вводиться нове ім’я індексу, після чого в колонці «Имя поля» потрібно вибрати із списку полів цієї таблиці поля, які будуть входити до складеного індексу. Після вибору порядку сортування діалогове вікно індексу закривається і зберігаються зміни в структурі таблиці.
^

Операції з таблицями


При роботі з базою даних у microsoft access існує можливість виконувати деякі операції над створеними таблицями. Серед найбільш уживаних операцій треба відзначити перейменування таблиці, створення її копії, видалення або вирізання, експорт тощо. Вони можуть виконуватися як за допомогою команд, так і за допомогою контекстного меню правої клавіші мишки.

Перейменування. Щоб перейменувати створену таблицю необхідно:

  • виділити її у вікні бази даних;

  • дати команду ПравкаПереименовать або клацнути правою клавішею по назві таблиці у вікні бази даних;

  • задати нове ім’я таблиці.

Копіювання. Якщо необхідно ввести значні зміни в таблицю, доцільно створити її резервну копію з іншим іменем.

Для створення резервної копії таблиці необхідно:

  • виділити таблицю у вікні бази даних;

  • дати команду Правка Копировать;

  • дати команду Правка Вставить;

  • у діалоговому вікні Вставка таблицы: дати ім’я резервній копії; вибрати Параметры вставки (“только структура”, “структура и данные” – рекомендовано, “добавление данных в таблицу”).

Видалення. Щоб видалити таблицю з бази даних необхідно:

  • виділити таблицю у вікні бази даних;

  • дати команду Правка Удалить;

  • у вікні попередження, що з’явиться, вибрати кнопку Да”. У випадку, якщо таблиця, яка видаляється, мала зв’язки з іншими таблицями, програма відобразить ще одне попередження про необхідність видалення усіх зв’язків. Щоб підтвердити видалення зв’язків виберіть кнопку “Да”.



^

Контрольні запитання


  1. Поняття бази даних.

  2. Дайте визначення комп’ютерній базі даних.

  3. Що являє собою реляційна база даних?

  4. Яку структуру має таблиця реляційної бази даних?

  5. Назвіть етапи проектування бази даних.

  6. Назвіть основні функції системи керування базами даних.

  7. Основні характеристики СКБД Microsoft Access.

  8. Назвіть об’єкти бази даних у Microsoft Access.

  9. Опишіть структуру таблиці бази даних.

  10. Що таке первинний ключ?

  11. Що таке зовнішній ключ?

  12. Типи зв‘язків між таблицями в базі даних.

  13. Назвіть основні способи створення таблиць у Microsoft Access.

  14. Які режими використовують для створення таблиць

  15. Назвіть типи даних у Microsoft Access.

Схожі:

Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconЛекція 19. Система керування базами даних ms access. Робота з формами
Основна мета: актуалізація знань про призначення форм в скбд microsoft Access, набуття практичних навичок щодо створення простих...
Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconЛекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів
Основна мета: актуалізація знань про призначення звітів в скбд microsoft Access, формування практичних навичок створення звітів у...
Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconЛекція 17. Система керування базами даних ms access. Встановлення...
Основна мета: ознайомитися з типами зв’язків між таблицями бази даних, навчитися встановлювати зв’язки між таблицями в скбд microsoft...
Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconЛекція 18. Система керування базами даних ms access. Використання запитів
Основна мета: актуалізація знань про призначення та основні можливості запитів в скбд access для Windows; формування практичних навичок...
Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconТема: Процес створення структури бд в ms access. Конструювання таблиць...
Мета: Вивчити основні засоби роботи з базами даних в ms access. Набути практичних навичок створення таблиць бази даних у різних режимах...
Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconТема: Microsoft Access. Розробка бази даних. Створення таблиць
Мета: навчитись створювати базу даних, розробляти таблиці, використовуючи засоби субд microsoft Access
Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconТема: Стадії та етапи розробки бази даних екі у скбд access
Мета: Вміти створювати структуру таблиці, модифікувати її, вводити дані в таблицю
Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconТема : ms access. Створення таблиць бази даних
Мета: виробити практичні навички створення структури таблиць бази даних засобами ms access
Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconЛекція №9 бази даних. Системи управління базами даних
Активна діяльність по відшуканню прийнятних способів усуспільнення безперервно зростаючого об'єму інформації привела до створення...
Лекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика скбд ms access. Робота з таблицями iconЗадача: в середовищі субд мs access створити базу даних підприємства,...
Контрольна робота є складовою частиною вивчення дисципліни. Варіанти контрольних робіт підготовлені у відповідності до навчального...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2015
звернутися до адміністрації
skaz.com.ua
Головна сторінка