Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів




Скачати 207.85 Kb.
НазваЛекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів
Дата конвертації03.10.2013
Розмір207.85 Kb.
ТипЛекція
skaz.com.ua > Інформатика > Лекція

Система керування базами даних ms access.

Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів.


Основна мета: актуалізація знань про призначення звітів в СКБД Microsoft Access, формування практичних навичок створення звітів у СКБД MS Access.


Система керування базами даних ms access. 1

Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів. 1

Поняття звіту 1

Звіт та його можливості 1

Представлення звітів 2

Режими роботи зі звітами 2

Структура звіту 2

Основні елементи режиму Конструктора 4

Формування звіту 5

Створення звіту і вибір джерела даних 5

Зміна розмірів звіту та його розділів 5

Інструменти для розробки звіту 6

Створення та видалення елементів звіту 6

Робота з об’єктами звіту 7

Зміна властивостей звіту і його елементів 8

Оформлення сторінок звіту 10

^ Додавання розривів і нумерації сторінок 10

Використання в звіті простих графічних елементів 11

Створення в звіті підсумкового поля 11

Правила створення розрахунків. 12

Сортування і групування даних 12

Властивості групи: 13

Застосування шаблона звітів 13

Перегляд і друк звітів 14

Контрольні запитання 15



^

Поняття звіту

Звіт та його можливості


Однією з основних задач створення та використання баз даних є надання користувачам необхідної інформації на основі існуючих даних. В Access для цієї мети призначені форми та звіти. Звіти дозволяють вибрати з бази даних потрібну користувачу інформацію і оформити її згідно з визначеним стандартом у вигляді документів, які можна проглянути і надрукувати. Джерелом даних для звіту може бути таблиця чи запит.

Крім даних, отриманих з таблиць, в звіті можуть бути відображені обчислення за даними з таблиць і запитів значення, наприклад, підсумки. Дані у звіті можна групувати за вимогами користувача.

На відміну від форм, звіти не призначені для введення і редагування даних. Вони дозволяють їх лише переглядати і друкувати. В звіті неможливо змінити вихідні дані за допомогою елементів управління, як це можна зробити за допомогою форм.
^

Представлення звітів


Існує декілька способів представлення звітів, від найпростішого, але не дуже представницького (Автоотчет) до досить складного, але гнучкого (режим Конструктора отчета). Приблизно посередині між ними знаходиться Мастер отчетов, що суміщає певну гнучкість з досить простою процедурою створення звіту.
^

Режими роботи зі звітами


Робота зі звітами в Access може проходити в трьох режимах:

  • Режим перегляду зразка.

  • Режим попереднього перегляду.

  • Режим конструктора.

Переключатися з режиму в режим можна за допомогою кнопки Вид панелі інструментів Конструктор звітів (вибрати необхідний елемент зі списку, що відкрився) або використовуючи команди головного меню Вид → Образец (Вид → Предварительный просмотр; Вид → Конструктор).

Режим Попереднього перегляду призначений для перегляду звіту в Access в тому вигляді, в якому він буде виведений на друк. Звіт, відкритий в режимі попереднього перегляду, можна переглянути в збільшеному або зменшеному вигляді, відобразити на екрані одночасно одну чи декілька сторінок, а також надрукувати, попередньо встановивши параметри сторінки. За замовченням з вікна бази даних звіт відкривається саме в цьому режимі.

Режим Перегляду зразка – зручний засіб перевірки зовнішнього вигляду і структури (макету) звіту, що створюється. В цьому режимі у вікно перегляду виводяться тільки ті дані, які необхідні для заповнення кожного з елементів макету звіту. Для перегляду всіх даних, що виводяться у звіті, рекомендовано використовувати режим Попереднього перегляду.

Режим Конструктора. Тільки в цьому режимі можна розробляти звіт, змінювати його структуру та зовнішній вигляд, додавати або вилучати елементи управління. Цим режимом зазвичай користуються розробники звітів Access. Режим Конструктора дозволяє створити новий звіт «з нуля».
^

Структура звіту


Звіт складається з кількох частин, що називаються розділами. Розділи звіту включають заголовок та примітки звіту, область даних, верхній та нижній колонтитули сторінок звіту. Заголовок та примітки, верхній та нижній колонтитул сторінок є не обов’язковими елементами структури. Ці розділи можна додати або видалити за допомогою відповідної команди меню Вид у режимі Конструктора (рис. 20.1). Якщо звіт вже містить ці розділи, то ця команда буде відмічена прапорцем.

Розділ ^ Заголовок звіту визначає висоту області заголовка звіту. Цей розділ може містити текст, графіку та інші елементи управління, які будуть виводитись у верхній частині звіту. При друкуванні звіту, що має багато сторінок, розділ заголовка друкується тільки на першій сторінці.

Розділ ^ Область даних визначає основну частину звіту і призначений для відображення записів джерела даних. Цей розділ може містити елементи управління для відображення даних кожного запису джерела-таблиці чи запиту, а також незмінні дані, наприклад, надписи. При друкуванні форми, яка має багато сторінок, цей розділ друкується на кожній сторінці.

Розділ Примітки звіту визначає висоту області приміток звіту. Цей розділ додається разом із розділом заголовку звіту. При друкуванні звіту, що має багато сторінок, примітки звіту будуть відображатись тільки внизу останньої сторінки.

Розділи ^ Верхній колонтитул та Нижній колонтитул визначають відповідно верхній та нижній колонтитули сторінки при друкуванні звіту. Ці розділи додаються до звіту разом. При друкуванні звіту, що має багато сторінок, зміст верхнього та нижнього колонтитулів виводиться на кожній сторінці.




Рисунок 20.1 Розділи звіту

У режимі Конструктора макет з усіма розділами звіту відкривається автоматично, хоча обов’язковим є тільки розділ області даних. Висоту будь-якого розділу звіту можна змінювати перетягуванням мишкою нижньої частини розділу вгору або вниз. Якщо якісь з розділів не потрібен, можна встановіть для його властивості Вывод на экран значення Нет. Можна також видалити з цього розділу всі елементи управління і змінити його розміри до нульової висоти (властивість Высота має значення 0).

Зауваження. Оскільки звіти, як правило, включають групування записів та виведення проміжних підсумків, у них можуть включатися додаткові розділи Заголовок Групи та Примітки Групи. Залежно від кількості рівнів групування в звіті може бути різна кількість таких розділів.
^

Основні елементи режиму Конструктора


Вікно Конструктора звітів складається з таких елементів:

  • панель інструментів Конструктор отчетов;

  • панель інструментів Формат (форма/отчет);

  • панель інструментів Панель элементов;

  • вертикальна та горизонтальна лінійки;

  • крайня права вертикальна лінія – дозволяє визначити ширину звіту – відстань до його правої межі;

  • крайня нижня горизонтальна лінія дозволяє визначити висоту нижнього поля звіту;

  • горизонтальна та вертикальна смуги прокрутки.

Панель інструментів Конструктор отчетов містить стандартні для додатків Wіndows кнопки та деякі специфічні для бази даних кнопки. Наприклад, кнопка Список Полей, активізація якої відображає список полів, які містить джерело даних звіту. Активізація кнопки Панель елементов – відображає панель елементів управління.

Одним із елементів вікна Конструктора звітів є панель Формат (форма/отчет), яка містить певні функціональні кнопки та списки деяких параметрів, наприклад кольори, шрифти, товщини ліній тощо. Функції кнопок цієї панелі інструментів аналогічні функціям кнопок панелі інструментів Microsoft Word.

Панель элементов – відповідає панелі елементів в режимі Конструктора форм.

Вертикальна і горизонтальна лінійки дозволяють проводити точну розмітку звіту і його розділів. Горизонтальна та вертикальна смуги прокрутки дають можливість проглядати частини звіту, що знаходяться за межами області вікна Конструктора звітів.

^ Виділення звіту та його елементів виконують стандартними способами: за допомогою мишки, через головне меню команда Правка → Выделить отчет; або Вид → Выделить отчет; комбінацією “гарячих” клавіш Ctrl+A.
^

Формування звіту

Створення звіту і вибір джерела даних


Для створення звіту потрібно:

  • У вікні бази даних вибрати Отчеты зі списку Объекты (рис. 20.2).

  • Натиснути кнопку Создать на панелі інструментів у вікні бази даних.

  • У діалоговому вікні Новый отчет вибрати пункт Конструктор.

  • Вибрати ім’я таблиці або запиту, які є джерелом даних для звіту.

Примітка. Для того, щоб використати у звіті дані з кількох таблиць, спочатку потрібно створити запит на основі цих таблиць, а потім на основі цього запиту створити звіт.

  • Натиснути кнопку ОК.

СКБД Access відкриє звіт в режимі Конструктора.



Рисунок 20.2 Вікно створення нового звіту
^

Зміна розмірів звіту та його розділів


Щоб змінити горизонтальний розмір, тобто ширину звіту, за допомогою мишки потрібно перетягнути праву границю звіту вправо чи вліво. При цьому горизонтальна лінійка, розташована в верхній частині вікна Конструктору звітів, допоможе встановити точну ширину звіту.

Щоб змінити вертикальні розміри області якогось розділу звіту, потрібно помістити вказівник мишки на нижню границю області так, щоб він прийняв форму риски з двома вертикальними стрілками і перетягнути його вгору або вниз. При цьому вертикальна лінійка допоможе встановити точну ширину звіту.

Вертикальний розмір звіту визначається вертикальними розмірами всіх розділів звітів.
^

Інструменти для розробки звіту


Зміна зовнішнього вигляду звіту. Для зміни шрифту або товщини ліній у всьому звіті потрібно натиснутиь кнопку Автоформат на панелі інструментів і вибрати новий автоформат.

Для зміни зовнішнього вигляду елемента управління потрібно виділити цей елемент. Потім на панелі інструментів Формат виберіть потрібні параметри форматування

Для зміни формату відображення даних в елементі управління, потрібно виділити елемент, натиснути кнопку Свойства на панелі інструментів (або вибрати Свойства з контекстного меню), вибрати у комірці властивості Формат поля потрібний формат.
^

Створення та видалення елементів звіту


В будь-який час до звіту можна додати нові поля та видалити існуючі.

Для того, щоб додати до звіту поле, необхідно виконати наступні дії:

  • Якщо список полів, то потрібно натиснути команду ВидСписок полей або кнопку Список полей на панелі інструментів. З'явиться вікно зі списком всіх полів таблиці, яку було обрано як джерело даних.

  • Перетягнути поле зі списком полів у звіт і помістити його в зручне місце в ^ Области данных.

Для створення елемента управління, наприклад, текстового поля, в якому відображаються дані з поля таблиці, потрібно вибрати поле в списку полів і перетягнути його у звіт.

Можна також додавати елементи управління, такі як надписи і кнопки, за допомогою ^ Панели элементов. Для створення надпису потрібно натиснути кнопку Надпись на Панели элементов. У звіті треба відмітити місце, куди потрібно поставити надпис, ввести текст і натиснути Enter.

Щоб створити елемент управління за допомогою Мастера, необхідно впевніться, що кнопка Мастера на Панели элементов натиснута, а потім натисніть на Панели элементов кнопку, яка відповідає потрібному елементу управління.

Щоб перемістити об’єкт з одного розділу в інший, необхідно:

  • Виділити об’єкт.

  • Вирізати його в буфер командою ПравкаВырезать.

  • Клацнути в тому розділі, куди необхідно перемістити об’єкт.

  • Вставити об’єкт з буфера обміну. Правка Вставить.

  • Перемістити об’єкт на потрібне місце даного розділу

Для того, щоб видалити поле, потрібно виділити його, клацнувши на ньому мишкою, а потім натиснути клавішу Delete. При цьому зі звіту буде видалене посилання на це поле, але в таблиці, з якої це поле було взяте, воно залишиться.
^

Робота з об’єктами звіту


Робота з об’єктами звіту в режимі конструктора звіту ні чим не відрізняється від роботи в режимі конструктора форми. Об’єктом може бути назва поля, заголовок і т.д.

Виділення об’єктів. Для виділення елемента управління, наприклад поля, клацніть на ньому мишкою. Навколо нього з’являться маркери зміни розмірів (маленькі квадратики в куточках). Щоб виділити кілька елементів, клацніть мишкою на кожному з них, утримуючи клавішу Shift.

Зміна розмірів об’єктів. Спочатку виділіть об’єкт. Потім підведіть вказівник мишки до одного з маркерів зміни розмірів, коли курсор набуде вигляду двонаправленої стрілки, натисніть на ліву кнопку мишки і, утримуючи її, змініть розмір в потрібному напрямку.

Переміщення об’єктів. Для того, щоб перемістити декілька пов’язаних елементів (наприклад, поле та підпис поля), спочатку необхідно його виділити. Підведіть вказівник мишки до об’єкта, щоб він набув вигляду «відкритої долоні» (вигляд курсору визначає дію при перетягуванні). Натисніть ліву кнопку мишки та перетягніть пов’язані елементи на нове місце. Щоб перемістити тільки один з пов’язаних елементів, підведіть вказівник мишки до об’єкта, щоб він набув вигляду «долоні з вказівним пальцем». Натисніть ліву кнопку мишки та перетягніть поле або підпис поля на нове місце.




виділений об’єкт



зміна розміру



переміщення елемента разом з надписом



переміщення елемента або надпису

Рисунок 20.3. Вигляд курсора і відповідна дія при переміщенні елементів управління

Форматування текстових об’єктів. Для того, щоб змінити шрифт, використовуйте розташовані на панелі інструментів списки Шрифт і Розмір шрифту, що спускаються. Щоб використовувати спеціальне накреслення тексту, використовуйте кнопки Напівжирний, Похилий і Підкреслений.

Вирівнювання об’єктів. Для вирівнювання кількох елементів управління виділіть їх, а потім виберіть в меню Формат команду Выровнять і відповідну команду з підменю.
^

Зміна властивостей звіту і його елементів


Елементами звіту є розділи звіту і додані в них елементи управління. І сам звіт, і його елементи володіють цілим рядом властивостей, які визначають їх зовнішній вигляд, поведінку і дані, які вони відображають. Ці зміни доступні для зміни в режимі Конструктора, в спеціальному вікні властивостей. Щоб відобразити вікно властивостей звіту чи його елемента:

  1. Відкрийте звіт в режимі Конструктор . Для цього у вікні бази даних клацніть по ярлику Отчеты і виділіть в списку звітів потрібний звіт, потім натисніть кнопку Конструктор.

  2. Виділіть звіт або його елемент і натисніть кнопку Свойства на панелі інструментів Конструктор отчетов або виберіть команду Вид, Свойства, або клацніть по області виділення всього звіту або його елемента правою кнопкою і виберіть команду Свойства в контекстному меню.

Зауваження. Щоб швидко відкрити вікно властивостей звіту або його елемента, потрыбно двічі клацнути по області виділення звіту або його елемента.

Вікно властивостей звіту або будь-якого його елемента містить п'ять вкладок, кожна з яких об'єднує однотипні групи параметрів. На останній вкладці представлені всі властивості елемента або звіту.

На рис. 20.4 зображено вікно властивостей звіту, що має закладки Макет, Данные, События, Другие і Все.

Вікно властивостей елемента управління містить такі ж вкладки, як і вікно властивостей звіту, проте деякі вкладки, наприклад, События і Данные, можуть виявитися порожніми.




Рисунок 20.4 Вікно властивостей звіту

Вікно властивостей розділу теж містить такі ж вкладки, як і вікно властивостей звіту. На рис. 20.5 представлено вікно властивостей заголовка звіту.



Рисунок 20.5 Вікно властивостей текстового поля ліворуч і вікно властивостей заголовку звіту – праворуч.

На закладці Макет вікна властивостей звіту або його елемента згруповані властивості, що управляють зовнішнім виглядом звіту або його елемента. Наприклад, значення властивості Ширина визначає ширину звіту або виділеного елемента управління, а в полі Подпись задається назва, що відображається в заголовку звіту в режимі його перегляду. На цій же закладці розташовуються поля властивостей, що дозволяють задати колір, товщину і стиль рамки елемента управління, визначити малюнок, що використовується як фон звіту, і налаштувати його відображення, а також багато інших параметрів, що відповідають за зовнішній вигляд звіту або його елементів.

Закладка Данные дозволяє вказати джерело даних для звіту чи виділеного елемента управління, а також налаштувати їх використання.

За допомогою закладки События вікна властивостей звіту чи його розділу можна визначити дії, що виконуються, коли відбуваються певні події, наприклад, відкриття чи закриття звіту, його активація чи виникнення помилки.

На закладці Другие зібрані властивості, які не можна зарахувати до жодної з перелічених груп властивостей джерела даних для звіту чи виділеного елемента управління, а також налаштувати їх використання. Наприклад, використовуючи цю закладку можна визначити спосіб групування даних для звіту.

На закладці Все зібрані всі властивості звіту чи його елемента, розміщені на чотирьох основних закладках вікна властивостей.

Значення властивостей встановлюються або за допомогою текстових полів або за допомогою списків, що розкриваються справа від назви властивості. Деякі властивості оснащені додатковим майстром, що називається Построителем і допомагає задати значення властивості.

Наприклад, щоб змінити шрифт, що використовується яким-небудь елементом управління, потрібно клацнути лівою кнопкою мишки в полі властивості Шрифт на закладці Макет, а потім клацнути по кнопці із стрілкою, що з'явилася в правому полі, і в списку, що розкрився, вибрати потрібний шрифт. Щоб змінити ширину звіту, на закладці Макет потрібно клацнути по полю властивості Ширина і ввести число, відповідне потрібній ширині звіту, в сантиметрах. А щоб змінити орієнтацію тексту якого-небудь елемента управління, на закладці Другие необхідно клацнути по полю властивості По вертикали, потім клацнути по кнопці із стрілкою, що з'явилася на правому кінці поля, і в списку, що розкрився, вибрати значення Да. Тепер текст виділеного елемента управління буде розташований по вертикалі.
^

Оформлення сторінок звіту

Додавання розривів і нумерації сторінок


Якщо не всі необхідні дані поміщаються на одній сторінці, Access дозволяє поставити примусовий розрив сторінок, щоб не розривати групи даних і не порушувати структуру звіту. Для цього потрібно:

  • Відкрити звіт у режимі Конструктора.

  • На панелі елементів натиснути кнопку Разрыв страницы. В тих областях звіту, де можна поставити розрив сторінки, курсор мишки буде набувати вигляду хреста, до якого прикріплена сторінка.

  • Помістити вказівник мишки в те місце, де необхідно розірвати сторінку, і клацнути лівою кнопкою мишки. З'явиться символ розриву сторінки.

Символ розриву сторінки можна переміщувати в межах всього звіту або видалити.

Після того, як звіт розбитий на сторінки, їх необхідно пронумерувати. Access надає декілька можливостей нумерації багато-сторінкових звітів. Номери сторінок можуть бути двох форматів, виводитись внизу або вверху кожної сторінки з різним вирівнюванням.

Для встановлення номерів сторінок необхідно:

  • Відкрити звіт у режимі Конструктора.

  • Вибрати команду Вставка, Номера страниц.

  • В діалоговому вікні Номера страниц, що з’явилось, встановити необхідні параметри і натиснути кнопку ОК.

В розділі нижнього чи верхнього колонтитулів (залежно від заданих параметрів в діалоговому вікні Номера страниц) з’явиться текстове поле, джерелом даних якого буде вираз, який задає номер сторінки в вибраному форматі. Як і будь-яке інше текстове поле, номер сторінки можна переміщати і форматувати, змінювати його розмір і властивості.
^

Використання в звіті простих графічних елементів


Щоб зробити звіт більш ефектним і наглядним, Access дозволяє використовувати в ньому лінії і прямокутники. За допомогою цих елементів можна виділити заголовки і групи даних.

Щоб додати до звіту лінію, потрібно:

  • Відкрити звіт у режимі Конструктора.

  • На панелі елементів натиснути кнопку Линия. В тих областях звіту, де можна поставити лінію, курсор мишки буде приймати вигляд маленького хреста, до якого приєднана лінія.

  • Клацнути лівою кнопкою мишки в тому місці звіту, де має починатися лінія, і, не відпускаючи кнопку мишки, накресліть лінію необхідної довжини, потім відпустити кнопку мишки.

Накреслену лінію можна переміщати, змінювати її розміри і властивості.

Заключивши в прямокутник декілька елементів управління, можна виділити певну групу даних. Щоб додати до звіту прямокутник, потрібно:

  • Відкрити звіт у режимі Конструктора.

  • На панелі елементів натиснути кнопку Прямоугольник. В тих областях звіту, де можна поставити прямокутник, курсор мишки буде приймати вигляд маленького хреста, до якого приєднаний прямокутник.

  • Клацнути лівою кнопкою мишки в тому місці звіту, де має бути розташований верхній лівий кут прямокутника, і не відпускаючи кнопку мишки, перетягнути вказівник мишки в нижній правий кут прямокутника, потім відпустити кнопку мишки.

Накреслений прямокутник можна переміщати, змінювати його розміри і властивості.
^

Створення в звіті підсумкового поля


Підсумкові поля призначені для відображення в звітах виразів на основі вихідних даних. Поля обчислень в звітах можна використовувати для отримання підсумкових значень чи проведення спеціальних обчислень.

Щоб додати підсумкове поле, необхідно виконати наступні дії:

  • Відкрити необхідний звіт в режимі Конструктора.

  • Натиснути кнопку Поле на Панелі елементів, потім натиснути мишкою в звіті і перетягнути вказівник туди, де необхідно створити елемент управління – поле.

  • Змінити надпис, щоб він відображав те, що потрібно ввести в цей елемент управління – Поле. Перемістити назву в потрібне місце.

  • Клацнути на елементі управління Поле і надрукувати формулу, за якою необхідно виконати обчислення.

  • Відкрити діалогове вікно Свойства і відкрити закладку Макет і в поле зі списком властивостей Формат обрати потрібне значення.

  • Використовуючи кнопки панелі Формат/Отчет вибрати шрифт та встановити інші властивості відображення поля.

  • Клацнути в будь-якому місці поза елементом управління Поле і перейти в режим Попереднього перегляду.
^

Правила створення розрахунків.


У формулах, які вводяться в підсумкові поля, використовуються стандартні математичні оператори: «+», «-», «*», «/», а також вбудовані функції, константи, оператори. Всі формули починаються зі знаку дорівнює (=), а всі назви полів записуються в дужках (якщо використовується Построитель выражений, то назва джерела даних і необхідного поля буде міститися в квадратних дужках: =Sum([Справи]![Quantity judicial sitting])). Наприклад: для підрахунку загальної вартості шляхом множення величини, що знаходиться в полі Кількість, на величину, що знаходиться в полі Ціна, вводиться =(Кількість)*(Ціна). Для обчислення ціни з 15% знижкою від величини, що знаходиться в полі Ціна, вводиться =0,85*(Ціна). Для обчислення загальної вартості використовується формула =Sum((Кількість)*(Ціна)).
^

Сортування і групування даних


Для того, щоб змінити порядок сортування або групування записів у звіті, потрібно:

  • Відкрити звіт у режимі Конструктора.

  • Натиснути кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів, щоб відкрити вікно Сортировка и группировка.

  • У першому рядку бланка вибрати у комірці колонки Поле/выражение ім’я поля або ввести вираз. Поле або вираз, вказане у першому рядку, визначає перший (основний) рівень сортування. Другий рядок визначає другий рівень сортування. При заповненні комірки колонки Поле/выражение в комірку колонки Порядок сортировки автоматично вводиться значення По возрастанию. При виборі порядку сортування По возрастанию значення сортуються від А до Я від 0 до 9.

  • Для зміни порядку сортування виберіть варіант ^ По убыванию в комірці Порядок сортировки.

Звіти стають більш зрозумілими і структурованими, якщо дані в них структуровані в групи і підгрупи.

Щоб виконати групування записів, необхідно виконати такі кроки:

  • Відкрити звіт у режимі Конструктора.

  • Натиснути кнопку Сортировка и группировка на панелі інструментів Конструктор отчетов.

  • В цьому діалоговому вікні (рис. 20.6) можна визначити поля чи вирази, за якими Access буде групувати дані. З цією метою потрібно оберати поле чи вираз, для якого задаються параметри групування.

  • Вказати порядок сортування даних.

  • Задати значення властивостей групи. Щоб створити рівень групування і визначити інші властивості групи, необхідно задати значення Да для однієї з властивостей Заголовок группы або Примечание группы.

Примітка: Рівнів групування може бути декілька.
^

Властивості групи:


  • Заголовок группы додає або видаляє заголовок групи, яка визначається полем або виразом.

  • Примечание группы додає або видаляє примітку для групи, яка визначена полем або виразом.

  • Группировка визначає спосіб групування значень. Список доступних значень цієї властивості залежить від типу даних поля, за яким виконується групування.



Рисунок 20.6. Вікно „Сортировка и группировка”
^

Застосування шаблона звітів


Як правило, звіти, підготовлені в одній базі даних, мають бути виконані в одному стилі. В Access є можливість використання створеного звіту як шаблона для всіх нових звітів.

Щоб створити звіт, який послужить шаблоном для всіх наступних звітів, потрібно:

  • У вікні База данных клацнути по ярлику і натиснути кнопку Создать.

  • В діалоговому вікні Новый отчет виділити в списку спосіб створення елемент Конструктор і натиснути кнопку ОК. Відкриється вікно Конструктор отчетов.

  • Якщо необхідно, потрібно додати до звіту розділи Примітки і Заголовок звіту. За допомогою мишки можна встановити необхідну ширину і висоту його розділів.

  • Виділити весь звіт, клацнувши лівою кнопкою мишки в лівому верхньому куті в місці перетину лінійок або, обравши в списку Объект панелі форматування, елемент Отчет.

  • На панелі інструментів Конструктор отчетов натиснути кнопку Свойства.

  • У вікні властивостей звіту відкрити закладку Макет. Потрібно визначити на цій закладці ті значення властивостей, які повинні мати всі створювані звіти. Наприклад, можна вказати файл рисунка, який буде використовуватись як фон звітів, визначити параметри відображення рисунка, встановити точну ширину звіту, задати частоту сітки, по якій вирівнюються об’єкти звіту.

  • Закрити вікно властивостей і зберегти звіт: вибрати команду ^ Файл, Сохранить у діалоговому вікні, ввести назву звіту, наприклад ЗРАЗОК. Закрити звіт, клацнувши по кнопці з зображенням хрестика в правому верхньому куті звіту.

  • Вибрати команду ^ Сервис, Параметры. В діалоговому вікні Параметры відкрийте закладку Формы/отчеты.

  • В текстовому полі Шаблон отчета вказати назву створеного звіту (у нашому прикладі ЗРАЗОК) і натиснути кнопку ОК.

Тепер при створенні звіту в режимі конструктора як шаблон буде використовуватись вказаний звіт, тобто за замовчуванням, властивості створюваного звіту будуть мати значення, визначені в шаблоні.
^

Перегляд і друк звітів


Створений звіт можна відобразити на екрані і надрукувати. Access дозволяє продивитися звіт перед друком і встановити потрібні поля сторінки. При перегляді звіту в режимі однієї повної сторінки Access відображує звіт так, як він буде виглядати при друкуванні.

Продивитися звіт перед друком можна в режимі Перегляду зразку чи в режимі Попереднього перегляду.

Щоб змінити поля сторінки звіту:

  • В режимі Попереднього перегляду потрібно вибрати команду Файл, Параметры страницы. Відкриється діалогове вікно Параметры страницы.

  • Це діалогове вікно схоже на діалогові вікна в інших прикладних програмах Windows. Потрібно відкрити закладку ^ Поля та встановити розміри верхнього, нижнього, лівого та правого поля. Встановлення відмітки Печатать только данные дозволяє роздрукувати тільки дані зі звіту, при цьому графічне оформлення елементів управління, верхній і нижній колонтитули, а також розділи заголовка і приміток друкуватися не будуть.

  • На закладці Страница діалогового вікна Параметры страницы можна задати орієнтування сторінки, тип паперу і принтер, на якому необхідно надрукувати звіт. Після встановлення всіх параметрів необхідно натиснути кнопку ОК.

  • Щоб при перегляді звіту збільшити будь-яку його частину, потрібно розташувати над нею вказівник мишки у вигляді збільшуваного скла і клацнути лівою кнопкою мишки або натиснути кнопку Масштаб на панелі інструментів Попередній перегляд. На тій же панелі інструментів можна вибрати потрібний відсоток збільшення.

  • Щоб надрукувати звіт, потрібно натиснути кнопку ^ Печать на панелі інструментів Попередній перегляд. Access надрукує звіт, використовуючи поточні налаштування принтера.

  • За допомогою діалогового вікна Печать можна надрукувати або весь звіт повністю або його частину, вивести звіт в файл для подальшого друку і вказати кількість примірників. Натиснувши кнопку Свойства можна змінити значення параметрів, що належать до вибраного принтера. Для друку звіту потрібно натиснути ОК.
^

Контрольні запитання


  1. Поняття звіту, його призначення і можливості.

  2. Що може бути джерелом даних для звіту?

  3. Чи можна вводити та правити дані в таблицях за допомогою звітів?

  4. Назвіть основні режими роботи зі звітами.

  5. Дайте характеристику режимам роботи зі звітами.

  6. Назвіть основні структурні частини звіту.

  7. Як додати потрібні структурні частини до звіту?

  8. Чи можна створити звіт не використовуючи колонтитули?

  9. Як відображається заголовок у звіті, що має багато сторінок?

  10. Як відображається розділ Примітка у багато-сторінковому звіті?

  11. Як відображається у багато-сторінковому звіті вміст верхнього і нижнього колонтитулів?

  12. Які елементи можуть бути в області даних?

  13. Назвіть основні інструментальні засоби режиму Конструктор для створення звітів.

Схожі:

Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconЛекція 16. Система керування базами даних ms access. Загальна характеристика...
Основна мета: ознайомитися з призначенням, основними складовими бази даних скбд microsoft access, сформувати навички створення та...
Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconЛекція 19. Система керування базами даних ms access. Робота з формами
Основна мета: актуалізація знань про призначення форм в скбд microsoft Access, набуття практичних навичок щодо створення простих...
Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconЛекція 18. Система керування базами даних ms access. Використання запитів
Основна мета: актуалізація знань про призначення та основні можливості запитів в скбд access для Windows; формування практичних навичок...
Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconЛекція 17. Система керування базами даних ms access. Встановлення...
Основна мета: ознайомитися з типами зв’язків між таблицями бази даних, навчитися встановлювати зв’язки між таблицями в скбд microsoft...
Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconТема: Процес створення структури бд в ms access. Конструювання таблиць...
Мета: Вивчити основні засоби роботи з базами даних в ms access. Набути практичних навичок створення таблиць бази даних у різних режимах...
Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconЛекція №9 бази даних. Системи управління базами даних
Активна діяльність по відшуканню прийнятних способів усуспільнення безперервно зростаючого об'єму інформації привела до створення...
Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconТема : ms access. Створення таблиць бази даних
Мета: виробити практичні навички створення структури таблиць бази даних засобами ms access
Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconТема: Microsoft Access. Розробка бази даних. Створення таблиць
Мета: навчитись створювати базу даних, розробляти таблиці, використовуючи засоби субд microsoft Access
Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconЛекція №1 Поняття про бази даних та їх види. Системи управління базами...
Збереження інформації – одна з найважливіших функцій комп'ютера. Одним із розповсюджених засобів такого збереження є бази даних....
Лекція 20. Система керування базами даних ms access. Створення звітів iconТема. Створення бд в середовищі субд ms access. Основні сервісні...
Формування вмінь та навичок створення та обробки бд різними способами. Закріплення навичок використання ос та ппз для керування файлами...
Додайте кнопку на своєму сайті:
Школьные материалы


База даних захищена авторським правом © 2015
звернутися до адміністрації
skaz.com.ua
Головна сторінка